Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Публикувано на http://www.allbest.ru/

Катедра по специални и общопрофесионални дисциплини

Курсова работа

редовни студенти

Организиране на работното време на секретаря

Москва 2013 г

Въведение

1.2 Планиране на вашия работен ден

1.6 Офис рецепция

Заключение

Въведение

Секретарят е дясната ръка на ръководителя, служител, който разполага с оперативна информация и е наясно с текущите дела на фирмата, фирмата, организацията, предприятието или учреждението. Секретарката е една от най-разпространените професии в света. модерен пазартруд. Нито една организация не може да функционира без секретар.

Отзад последните годинисекретарската професия е претърпяла значителни промени. Ако наскоро секретарят беше наричан „лицето на компанията“, днес той вече може да се сравни с дясната ръка на мениджъра, регулиращ различни производствени процеси. У нас рязко нарасна търсенето на квалифицирани секретарки. Това се дължи преди всичко на появата на голям брой структури.

Днес в организации и предприятия с различни организационни и правни форми има много видове секретарски професии. Отговорностите на различните секретарски служители са много разнообразни.

Един от видовете секретарски професии се нарича помощник секретар. Помощник-секретар е довереник на мениджъра, който разполага с определена информация и освобождава шефа си от текущата работа, за да му даде възможност да се съсредоточи върху решаването на основните проблеми на предприятието. Благодарение на работата на секретар-асистента, мениджърът може да се концентрира максимално върху изпълнението на професионалните си задачи.

По този начин секретарят трябва да може да изпълнява всички видове работа: от най-простата техническа до творческа. Но работата му се отличава с най-висок професионализъм, наличие на референтни видове работа, свързани със събирането, анализа, представянето на материали и подготовката на документи, свободни знания чужди езиции безупречни познания по компютърни технологии. Секретарят е високообразован, творчески надарен, високо професионален помощник на мениджъра, на когото той винаги се доверява и на когото може напълно да разчита при изпълнение на задачи от всякаква сложност.

1. Организация на работното време на секретаря

1.1 Организация на работното място на секретаря

Изпълнявайки функциите на документна поддръжка за управление, помощник-секретарят се занимава с подготовката на официални документи, организирането на документооборота, съхранението и използването на документи в организацията.

Функциите на помощник-секретаря (за безхартиени услуги) включват: организиране на приема на посетители, телефонно обслужване, осигуряване на работната почивка на мениджъра, контакти с персонала на компанията, организиране на срещи и преговори на мениджъра, подготовка на командировки на мениджъра, организиране и участие в срещи, наблюдение на изпълнението на инструкциите на ръководството, организация на работния ден на мениджъра, резервиране на време, организация на работното място на мениджъра.

Работна зона - пространство на стационарно работно място в хоризонтални или вертикални равнини, в което служителят може да извършва работа без да се движи.

Основното изискване за рационално оформление на работното място е да се спести време за търсене на инструменти и предмети на труда и да се намалят физическите усилия на служителя. За да направите това, трябва да следвате следните правила:

На работната повърхност на масата не трябва да има нищо ненужно;

Всеки предмет трябва да има свое собствено място, тъй като безредното им разположение води до ненужни движения и загуба на време;

Офис консумативите (моливи, химикалки, кламери и др.) трябва да се съхраняват в чекмедже на бюрото със специални разделители;

Всички средства за комуникация трябва да бъдат поставени отляво или на специална стойка, така че да можете да ги използвате с лявата си ръка, оставяйки дясната свободна за работа;

Документите, с които работи секретарят, се поставят на място, което позволява преглед, препоръчително е в кутията за документи да има специални тави или отделения.

1.2 Планиране на вашия работен ден

Най-важната задача на секретаря е да облекчи мениджъра и да помогне за рационалното разпределение на такъв ресурс като време. Секретарят трябва да помогне на мениджъра да използва работния си ден ефективно. Затова е много важно секретарят да планира работния си ден.

Секретарят е длъжен да облекчи максимално ръководителя от подготвителна, техническа и някои видове текуща организационна работа и значително да улесни неговата управленска работа. За да направи това, секретарят трябва да познава добре ежедневието на мениджъра и да има ясна представа за плановете му за следващата седмица или месец. Тъй като задължението на секретаря е да наблюдава изпълнението на тези планове, да организира или напомня за предстоящата среща, среща, преговори, доклад и т.н., планът за работния ден на секретаря до голяма степен зависи от работните планове на мениджъра. При организиране на работното си време секретарят изхожда преди всичко от йерархията на важност и график на задачите, стоящи пред ръководителя.

Задълженията на секретаря включват ежедневната работа, която той трябва да изпълнява: ежедневно сутрешно получаване на кореспонденция, нейната обработка, поддържане на контролно досие, организиране на документи във файлове и др. Тези редовно повтарящи се ежедневни, седмични и месечни видове работа ще формират основата на личния работен план на секретаря.

Когато планирате конкретен работен ден, първо запишете повтарящи се дейности, например:

Подреждане на работното място на мениджъра;

Подготовка на вашето работно място за работа;

Обработка на входящи факсове, електронна пощаи друга кореспонденция;

Преглед на контролния файл;

Докладвайте на мениджъра за текущите дела, изясняване на работния му план.

Ползата от планирането е, че човек определя обхвата на своята работа. Той знае какво трябва да направи, кога и защо. Тъй като формулирането на основните задачи е пред очите ви, един нов изпълнен с работа ден вече не изглежда сив и труден, а планиран и управляем. Човекът разполага с информацията, така че е готов да свърши работата.

1.3 Условия на работа за ефективността на работата на секретаря

Условията на труд са съвкупност от елементи (фактори) на производствената среда и трудовия процес, които влияят върху функционалното състояние на човешкото тяло - здраве, работоспособност.

Условията на труд се регулират от единни законови актове, наредби, стандарти, умения, удовлетворение от работата и нейната ефективност. Творческа работа благоприятни условиятруда трябва да има цялостен и системен характер. Началото на тяхното формиране се поставя при проектирането на предприятия и институции.

Могат да се разграничат следните групи фактори на условията на труд:

Санитарно-хигиенни, характеризиращи микроклимата, осветлението, шума;

Естетика, включително цветна декорация на интериори, озеленяване на офис помещения, използване на картини и произведения на приложното изкуство в интериора на помещенията;

Психофизически, свързани с прилагането на психофизически мерки, които осигуряват условия за високоефективна дейност и запазване на здравето на служителите (постепенно влизане в работа, ритъм на работа, редуване на работа и почивка, промяна на формите на дейност и редица други фактори );

Социално-психологически, свързани с прилагането на мерки, насочени към развитие психологическа готовностчовек, с когото да работите нова технология, различни видове иновации, създаване на нормален психологически климат в екипа, установяване на нормални взаимоотношения между ръководителя и подчинените, по-специално с помощта на принципите на комуникация между ръководители и подчинени, разработени от науката и практиката.

Както знаете, основният начин за повишаване на производителността на всеки труд е неговата механизация, а днес автоматизация. Като се има предвид разнообразието от функции на секретаря, на автоматизацията и механизацията на работното му място се отдава особено значение. Тези инструменти могат значително да намалят разходите за труд и времето за изготвяне, обработка, търсене, съхранение и предаване на документи. Следователно работното място на секретаря трябва да бъде подходящо оборудвано с офис оборудване.

1.4 Оборудване и оборудване на работното място

Ефективността на труда се влияе решаващо от оборудването на работните места с технически средства за изпълнение на различни задължения, комуникационна техника и офис мебели - т. нар. офис техника. Маркирайте следните видовесредства на труда:

Инструменти за съставяне на документи: пишещи машини, диктофони, средства за копиране и размножаване на документи, автоматични химикалки, моливи;

Средства за съхранение и групиране на документи: средства за закрепване на документи, стелажи за съхранение на документи, машини за унищожаване на ненужни документи;

Средства за извършване на изчислителни операции: изчислителни линийки, микрокалкулатори, механични компютри;

Средства за осигуряване на оперативна комуникация: телефонни комуникации, радиокомуникации, директорски централи, които ви позволяват да провеждате разговор с няколко абоната едновременно, телефонни секретари и др.;

Специално офис обзавеждане и оборудване за работни места в офис помещения.

При избора на конкретен тип оборудване е необходимо да се вземе предвид естеството на извършваните операции, обемът и сложността на работата, служебните взаимоотношения между отделните служители и различните служби. Трябва да изберете опцията, която ви позволява да вършите работата по-икономично.

Когато решават проблема с избора на определено офис оборудване, осъществимостта на тяхното внедряване в трудовите процеси, те вземат предвид не само предимствата, но и разходите.

Работното място на секретаря трябва да включва шкафове за документи и справочна литература. За да спестите работно пространство, такива шкафове могат да бъдат поставени на стена или преграда близо до работния плот. За да се гарантира безопасността на документите, картотеката трябва да се заключва с ключ. В случай, че секретарят пази

и документи, които представляват търговска тайна, е по-добре да оборудва работното си място със специален сейф за документи.

1.5 Рационално планиране на времето и работата

"Добрата секретарка удвоява ефективността на своя шеф. Лошата секретарка я намалява наполовина"

Т. Конелан

Работата на секретарката е тясно свързана с планирането на работното време. В същото време не само ефективността на тези процеси зависи от качеството на тези процеси. собствени дейности, но и работните успехи на неговите началници, а понякога и ефективността на функционирането на цялата организация като единен механизъм. Работейки като помощник-мениджър, секретарят трябва постоянно да държи в ума си огромно количество информация, план за дейности и събития и др. Важен момент в системата за планиране е контролът върху рационално използванеработни часове. Помощник-секретарят трябва да има способността да отделя важното от маловажното. Има „златни“ правила за планиране на работното време.

Целите и проектите трябва да бъдат разделени на малки части и завършени за доста дълъг период от време, като отделяте приблизително два часа на тази работа всеки ден. При постигане на първата междинна цел, определени резултати, което ще стимулира изпълнението на оставащите задачи.

Ако предварително, например в началото на месеца, запазите определени времеви блокове в работния си календар за изпълнение на вашите начинания и ги възприемате като предварително планирани срещи или срещи, а освен това ги отбелязвате със същия цветен маркер, който използвате, за да посочите всичките си задачи, тогава това психологически ще ви настрои да сте задължени да ги изпълните.

"Сутрешният час ни дава злато." Предварително постигнатото създава усещане за истински успех; никой не може да отнеме или развали резултата от ранната ви работа. Тайната на успеха е, че рано сутрин трябва да завършите една или друга важна задача.

1.6 Офис рецепция

Офисната приемна е центърът на работата на компанията, нейното сърце. Мениджърът няма да може да се справи с работата, ако приемната работа е лошо организирана. Основното лице в приемната е секретарят. Все по-често длъжността секретар дори се съчетава с длъжността офис мениджър.

Приемната е центърът на работата на компанията, тъй като ефективността на работата на мениджъра зависи от това как е организирана работата в приемната. Качеството на работата на рецепцията е пряко свързано с компетентната организация на вътрешнофирменото пространство като цяло и на рецепцията в частност. Скоростта на решаване на проблемите и цялостното впечатление за компанията сред нейните клиенти, клиенти и бизнес партньори зависят от това къде се намира рецепцията, как е оборудвана и какъв е интериорът. Ето защо въпросите за организирането на офис пространството сега вълнуват всички мислещи мениджъри. На първо място трябва да се погрижите за рецепцията, която трябва да направи благоприятно впечатление на посетителя, тъй като рецепцията е мястото за първи контакт с фирмата (организацията, институцията). Рецепцията трябва да е достатъчно просторна, с добре организиран интериор, чакални, с необходимите съобщения и по възможност продукти, характеризиращи посоката на компанията. Секретарят трябва да може да поздравява посетителите, да бъде учтив и приятелски настроен, за да осигури ефективността на срещата или да изглади трудни ситуации. Неговото приятелство, яснота и изчерпателност на отговорите на въпросите формират първото впечатление за компанията като цяло. Освен това в приемната трябва да има чисто физическо място за разполагане на подходящото оборудване на работното място на секретаря, за документи от текущата офис работа, за необходимото офис оборудване и, разбира се, за посетителите на фирмата.

Организация на работното място на секретаря, като се вземат предвид изискванията научна организациятруд за нейното планиране и поддръжка, както и като се вземат предвид изискванията и възможностите за използване на съвременна офис техника, нейното оборудване и оборудване е необходимо условиепостигане на висока ефективност, ефективност и качество на работа, поддържане на ефективност през целия работен ден, предоставяне на наистина полезни секретарски услуги.

Заключение

В заключение бих искал да кажа за личните качества на секретаря и неговата роля в работата с мениджъра.

Важни фактори за успеха на работата на личния секретар са умението да се държи с хората и способността да създава впечатление, което повишава авторитета на мениджъра. Секретарят трябва да бъде важна връзка в системата за контакти на своя ръководител, осигуряваща ефективна комуникация и навременно предприемане на необходимите мерки. Секретарят е личен представител на своя мениджър и изпълнението на тази ключова роля изисква способността да се направи благоприятно впечатление на служителите на организацията и представители на други компании. Важни показатели за културата на общуване на секретарката са учтивостта, коректността и добронамереността. Секретарят трябва да владее изражението на лицето, интонациите на гласа и жестовете. Деликатност, учтивост в отношенията с посетители и служители, известна доза артистичност - всичко това гарантира успешната работа на секретар.

Ролята на секретаря на мениджъра, както е дефинирана в брошурата на Европейската асоциация на професионалните секретари, е да познава същността на дейността на своя мениджър и да може да поеме значителна част от тази работа. Една от основните задачи на секретаря е способността да действа като посредник между мениджъра и служителите. Той трябва да положи всички усилия за създаване на благоприятни бизнес отношения между мениджъра и другите служители. Познавайки работния график и естеството на мениджъра, секретарят може да помогне на служителите да организират прием с техния ръководител, да помогне при изготвянето на този или онзи документ или да удовлетвори лична заявка. Секретарят понякога трябва да говори от името на мениджъра. Много е важно да можете учтиво и ясно да давате необходимите инструкции и да следите за тяхното изпълнение. В същото време познатите отношения със служителите, проявите на арогантност, бюрокрация или безразличие са неприемливи. Помощник-секретарят трябва да се характеризира с инициативност и способност да приема независими решения. Любезна, коректна секретарка с приятен външен вид и обноски е мечтата на всеки мениджър.

секретар асистент по труда

Списък на използваната литература

1. Стенюков М.В. Офис работа. Организация на документационната поддръжка на управлението. М.: А-ПРИОР, 2009. 176 с.

2. Романина Л.А. Документация за управление. М.: Академия, 2012. 224 с.

3. Андреева В.И. Офис работа. Организация и управление: наръчник. 3-то издание, преработено. И допълнителни М.: КноРус, 2010. 45 с.

4. Веселов П. В. Професия - секретар. М.: 1994 г.

5. Списание “Секретар-референт” излиза от 2002г.

6. Списание " Съвременни технологииофис управление и документооборот."

Публикувано на Allbest.ru

Подобни документи

Функционални отговорности и роля при формирането на корпоративната структура на секретар-пом. оптимална организациянеговото работно място и време. Изучаване на механизмите на взаимодействие между мениджър и секретар. Характеристики на работа с посетители в рецепцията.

курсова работа, добавена на 15.09.2013 г


Работата на секретар при предоставяне на документални и бездокументални услуги на управителя. Рационална организация на работното място. Рационализиране на информационно-аналитичната работа и планиране на работния ден. Създаване на автоматизирана секретарска работна станция.

дисертация, добавена на 20.10.2013 г


Проучване на дейността на секретаря в приемната на мениджъра, като се вземат предвид условията на работа. Организация на работното място и работното време на секретаря. Работа с посетители в рецепция. Провеждане на делови разговори. Организиране на преговори, срещи, бизнес срещи.

курсова работа, добавена на 24.06.2010 г


Провеждане на цялостен и изчерпателен анализ на ергономичността на работното място на секретаря на мениджъра по примера на MKU „Център за счетоводна поддръжка на общинската образователна институция на област Орджоникидзе“ и разработване на основни препоръки за оптимизиране на работното му място.

дисертация, добавена на 28.08.2011 г


Съвременни изискваниякъм организацията на работните места на персонала. Организация на работното място на секретаря, като се вземат предвид изискванията на научната организация на труда за неговото оформление и поддръжка. Оборудване и оборудване на работното място, изисквания за рационално осветление.

курсова работа, добавена на 31.03.2013 г


Длъжностни задължения на секретаря, организация на работното място. Анализ и проучване на основните съвременни технически средства, които секретарят може да използва за подобряване на организационния процес в офиса. Интернет технологиите в работата на секретар.

курсова работа, добавена на 03.09.2012 г


Организационна структуратуристическа агенция "Алтаир". Определяне на задачите и принципите на ергономичната организация на работните места на персонала. Анализ на професионалните задължения и работното време на секретаря за най-ефективно организиране на работното му място.

тест, добавен на 20.10.2010 г


Механизмът на взаимодействие между директора и секретаря на предприятието, решаване на проблеми, свързани с тяхното взаимодействие. Функции на секретаря на ръководителя на предприятието в съвременни условияуправление. Взаимодействие между управител и секретар в съдебната практика.

курсова работа, добавена на 13.11.2010 г


Бизнес и лични качествасекретар-референт. Отговорности на секретаря по документно обслужване. Социален портрет и области на дейност на секретаря на Идел-Прес. Рационализиране на дейността на секретаря по поддръжка на документооборота.

дипломна работа, добавена на 03.03.2011 г


Механизъм за управление на работното време на ръководителя на отдела за подбор на персонал на INCOM-Real Estate Sevastopolskoe LLC. Съдържанието на работата на мениджъра и структурирането на разходите за неговото работно време. Препоръки за използване на работното време на мениджъра.

Вицове за връзката между шефовете и работното време могат да се помнят до вечерта. Едва когато шефът ви отново се забави с час и половина, а важните гости лежат в заседателната зала четиридесет минути и мобилният телефон на шефа е недостъпен, това изобщо не изглежда смешно.

Или когато шефът отново работи от петък вечер до събота сутрин и, разбира се, не може без вас, също ви е трудно да намерите причина за радост в тази ситуация.

Случва се също така, че съвместно съставихте график за цялата следваща седмица, буквално минута по минута, а в понеделник сутринта шефът беше спешно извикан на среща с управителя и вашият идеален график падна като къща от карти. И отново трябва да пренасрочвате срещи, да оставате до късно на работа... и да търсите отговори на двата най-популярни въпроса: „Кой е виновен?“ и „Какво трябва да направя?“

И така, кой е виновен? Не, не коварният губернатор, който извика шефа ви на килима по най-гнусния начин в понеделник в осем сутринта. Въпреки че... той също. И секретарката му. И тези над него. А също и времето, което внезапно престана да бъде подходящо за летене, което го принуди да промени плановете си в движение.

Като цяло вината е на всички онези, които не знаят как да управляват времето си, и тези помощници, които не изпълняват основната си функция - да помагат на мениджъра да организира времето си.

Разбира се, ние не можем да влияем на губернатора, неговия помощник, времето или валутните курсове. Но можем да организираме (или поне да опитаме) работно времевашия мениджър (и вашия също) по такъв начин, че внезапните промени в графика да не придобият мащаба на бедствие.

За това имаме нужда от:

• водач - 1 бр.;
• секретар/помощник - 1 бр.;
• тази статия - 1 бр.;
• постижения висока технология- всички възможни.

Методи за планиране на времето

Първо, нека разгледаме основните методи за планиране на времето. Най-вероятно вече сте запознати с тях, нашата задача е да систематизираме тези знания.

Алпийски методвключва пет етапа на планиране:

1. Изготвяне на списък със задачи.
2. Оценяване на продължителността на задачите.
3. Резервиране на време (в съотношение 60:40, т.е. 40% от времето трябва да остане свободно).
4. Вземане на решения за приоритети и преназначаване на определени задачи.
5. Контрол (отчитане на несвършеното).

Втората техника е Закон на Парето, или принцип 20/80 . IN общ изгледможе да се формулира по следния начин: "20% от усилията произвеждат 80% от резултата, а останалите 80% от усилията произвеждат само 20% от резултата."В нашия случай можем да кажем, че 80% от работата се извършва за 20% от времето. Засега няма да анализираме колко прав е бил Парето и как е бил следван, а просто си припомнете съотношението.

Третият начин за организиране на времето е известен като Матрицата на Айзенхауер.

Според тази матрица всички случаи могат да бъдат разделени на четири категории:

А - спешно и важно;

B - важно, но не спешно;

C - не е важно, но е спешно;

D - не е важно и не е спешно.

Като разпределите работните задачи според тази матрица, можете да планирате реда на задачите.

И така, какво да правим с всички тези методи? В идеалния случай, разбира се, вашият мениджър би ги използвал в работата си. Сега обаче от нас зависи да ги разгледаме, комбинираме и да направим изводи. И така, да започваме.

Една от точките на алпийския метод гласи, че 40% от времето трябва да бъде оставено свободно. Първият инстинкт на всеки от нас е да се ухили и да каже, че това е невъзможно. Може би принципът на Парето ясно ни казва това: 80% от работата се извършва за 20% от работното време. Какво означава? Че можете да „играете“ с останалите 80%, например, като отрежете половината. Кой каза, че не са необходими? Просто са необходими - остават още 20% работа. Просто ще се отнасяме към тях по-„свободно“.

Защо се нуждаем от 40% резервно време? За всичко: непредвидени обаждания до управителя, непреодолима сила в производството, текуща работа, задръствания, паузи за дим, задължителни паузи за почивка (това ще бъде обсъдено по-късно) и просто лошо здраве на мениджъра (той трябва да има поне теоретична възможност напуснете работа, ако температурата и налягането се покачат заедно с обменния курс).

Ето защо основната грешка при планирането на времето е планът минута по минута: едно леко забавяне заплашва да се наложи да разсрочите целия ден, а след това и цялата седмица.

Тази ситуация често възниква не само поради големия брой задачи, но и защото мениджърът не иска да вижда полупразен график. Много готвачи смятат, че в този случай се оказват безделници. Техните помощници също често са податливи на тази „болест“. Разбира се, в началото ще бъде много трудно да се планира времето, като се вземе предвид резерв от 40%, но изобщо не е необходимо веднага да се стремите към тази цифра. Това до голяма степен зависи от желанието на мениджъра за промяна и желанието му да оптимизира собственото си работно време. Като начало се опитайте да освободите поне 10% от времето си и поработете така седмица-две. Ако експериментът е успешен, можем да продължим в тази посока. Освен това може да се окаже, че идеалното съотношение за вашия мениджър не е 60:40, а 70:30 или 50:50. Това зависи от характера му, спецификата на индустрията, в която работи вашата компания, и дори часовата зона.

И така, според метода „Алпи“, когато планираме работното време, правим списък със задачи, описваме колко време ще отнеме за изпълнението на всяка от тях, като не забравяме, че трябва да оставим и свободно време в графика. Този метод също така ни съветва да групираме подобни случаи, като измислим символ за тях - това допълнително ще спести нашето време.

Но този метод не казва нищо за приоритизирането. Матрицата на Айзенхауер може да ни помогне с това.

С важни и спешни въпроси (А) всичко е ясно. Когато мениджър ви помоли да го свържете с шефа на цеха или когато му се обадят началниците, това е спешно и важно. Ако сутринта се окаже, че шефът трябва да отлети в командировка след три часа, същото. Но ако, например, командировка е след седмица, тогава задачата се премества във втора категория - важни, но не спешни въпроси (B).

В идеалния случай площад дел Атрябва да е празно (ето защо имаме нужда от времеви резерв, използвайки алпийския метод). В практиката често се срещат задачи, чийто срок е пропуснат или рязко променен.

За случаи от втора категория (б) трябва да се определят срокове. Ако вашият ръководител заминава в командировка на 15-ти, то 14-ти е крайният срок, в който трябва да са готови всичките му документи.

Други двама категории случаи (д, ° С) изглежда доста мистериозно: какво означава не важно, но спешно (C)? Като този? Често, илюстрирайки тази матрица, в квадрат С и вторите статии напишете думата „инструктирайте“. За вашия ръководител това са въпроси, които той може да делегира на своя заместник, на вас, специалистите. Например, ако партньорите се появят на прага на приемната без предварително споразумение (да, всички срещи трябва да бъдат насрочени предварително, но това е вечното „тук сме в Санкт Петербург, решихме да се отбием и да видим вие също“), можете да изпратите заместник да ги посрещне – не ги изгонвайте хора, наистина. В този случай мениджърът бързо взема решение, дава инструкции и забравя за инцидента, като по този начин се занимава с спешен, но не важен въпрос.

Категорияд- неспешни и маловажни неща - това са тези, които при необходимост могат просто да бъдат зачеркнати от списъка. Искате ли да подредите документите в гардероба си? Не са правили това от шест месеца и ако сега нямате време за това, тогава не е нужно да се напрягате и да го търсите - ще го разберете, когато има затишие на работа. Те няма да отидат никъде, тези документи. За вашия мениджър такива въпроси могат да бъдат т.нар. „прахосници на време“: прочетете статия в списание или новини в RBC, защото всички вече са прочели всичко, прочетете доклади на борсата (защо брокер трябва да плаща тогава?) и т.н. Можете лесно да откажете да направите някое от тези неща.

Проблем първи: шефът не ви позволява да влезете в плановете му

И всичко би било толкова просто, ако не трябваше да се сблъскваме с други хора в нашата работа и на първо място с нашия лидер.

Повечето голям проблемТова, с което може да се сблъскате, когато планирате работното време на вашия мениджър, е пълното му нежелание да ви включи в плановете си. Това изглежда противоречи на самата идея да имаш асистент за мениджър. Уви, веднъж работих с такъв шеф три години и знам от първа ръка, че такива мениджъри наистина съществуват. Но сега знам как да се справя с тях.

Както сме писали неведнъж, основното задължение на секретаря или асистента е да помага на своя ръководител да изпълнява служебните си задължения, вкл. организира времето си. Но всички тези методи и матрици са напълно безполезни, ако той не ви казва нищо: той идва на работа всеки ден на различно време, листа - също. Или може да изчезне за половин ден, изтичайки от чакалнята без връхни дрехи. Може дори да излезе в отпуск за две седмици, без да уведоми никого, включително и заместниците си. Никога не знаеш къде е той този момент: по време на тренировка във фитнеса или на среща на открито? Не е дошъл на работа, защото сутринта е тръгнал на преговори или защото е спал?

Рецепцията е претъпкана със служители с спешни документи за подписване, телефонът звъни без прекъсване, а вие не можете да направите нищо, за да помогнете нито на себе си, нито на всички тези страдащи, защото не знаете отговора на въпросите, които управителят е и кога ще се появи. И вие вече сте оплетени в лъжи („Кога ще свърши всичко това?“), и като цяло такова пренебрежение е много обидно и „невъзможно е да се работи така“.

По това време вие ​​не само не успявате да изпълните своите служебни задължения, но също така пречите на служителите да си вършат работата, което означава, че трябва да предприемете действия. Който?

Взимаме мерки

1. Какво трябва да направите, ако той не ви каже къде отива и за колко време? Питам.Най-вероятно той ще бъде раздразнен от подобни въпроси. Обяснете, че те са продиктувани единствено от служебна необходимост, а не от празното ви любопитство. Просто не го упреквайте при никакви обстоятелства, че крие информация от вас. По-добре е да се свържете с него с молба да ви информира за плановете си.

2. Започнете постепенно да планирате неговия график.В края на деня начертайте груб план за следващия работен ден и му го занесете за одобрение. Той може да зачеркне всички точки от него, но поне ще имате представа за плановете му. На този етап е по-добре да не планирате нищо за една седмица или повече - безполезно е.

3. Създайте референтни точки в графика . За такива точки са подходящи седмични срещи, сутрешни срещи за планиране и време за подписване на документи. По този начин ще знаете по кое време шефът определено ще бъде в офиса и ще научите него, себе си и всички служители на дисциплина.

4. Обсъдете възможните методи за комуникация, ако мениджърът не е в офиса:Възможно ли е да се обадите на мобилен телефон, да изпратите SMS, да използвате мигновени съобщения? Той проверява ли служебния имейл на мобилния си телефон?

Вашата задача е не само да получавате информация от него, но и да установявате контакт като цяло. Докато не направите това, той няма да ви предостави никаква информация. Тази задача е сложна и изисква много инвестиции, както времеви, така и психологически.

Най-важното: трябва да сте сигурни, че имате право да правите всичко това - задавайте въпроси, бъдете запознати с плановете на мениджъра, съставяйте неговия график.

Защо лидерите се държат по този начин? Причините могат да бъдат много различни. Може би вие сте неговият първи помощник и той просто не е свикнал да съгласува графика си с някого. Или той винаги се е държал по този начин и вашите предшественици са се страхували твърде много от него или не са възприемали такава ситуация като проблемна, така че не са се опитали да променят нищо.

Описаният проблем е най-трудният, който може да срещнете, когато планирате работния ден на мениджъра. Разбира се има и други. Но когато ги решавате, ще имате предимство: няма да се налага да се биете сами с тях - лидерът ще бъде ваш съюзник.

Проблем втори: всичко е твърде променливо

Втората най-трудна ситуация е, когато промените отвън постоянно се намесват в работния ви график. Секретарите на ръководителите на големи предприятия (да речем градообразуващи фабрики) знаят от първа ръка какво е това. Внимателно изграденият работен график може да претърпи промени по всяко време, ако вашият шеф бъде спешно извикан в градската, регионалната или друга администрация; Ако ние говорим заотносно опасно производство, където всеки момент може да възникне извънредна ситуация, която ще изисква незабавно присъствие на управител. Вече не говорим за инвеститори, членове на борда на директорите, висшия мениджмънт, централата в Москва или Лондон, откъдето една сутрин може да дойде спешно обаждане. Невъзможно е да се предвидят всички тези спешни повиквания, тъй като те нямат цикличен характер.

От друга страна, ако, използвайки съвета, запазите свободно време за мениджъра, тогава има шанс да намалите до минимум неприятните последици от прекъсване на графика. Освен това можете:

1. Бъдете наясно какво се случва в компанията.Дали компанията е решила да отмени IPO или да купи ново обещаващо находище? Това означава, че в близко бъдеще са доста вероятни спешни командировки, преговори, продължаващи няколко дни без почивка, работа през почивните дни и през нощта. Трябва да сте подготвени за това, че този период няма да е лесен. Можете да обсъдите ситуацията с шефа и да делегирате някои от неговите рутинни функции на някой от неговите заместници (например подписване на документи или одобряване на документи в EDMS). Рутинната работа изисква внимание и концентрация от мениджъра, а също така отнема доста време. Ако го делегирате временно, ще има допълнително свободно време и може би той и вие няма да трябва да работите през нощта.
2. Вземете предвид сезонността на дейността на много компании, ако има такива.Северният ледовит океан не е плавателен по всяко време на годината. Следователно, ако корабът не тръгне от пристанището на Владивосток за пристанище Певек в строго определено време, той ще тръгне от там едва през следващата година. Това означава, че през зимата натоварването на пристанищните работници в Певек е значително по-малко, отколкото през лятото. Тоест, в продължение на шест месеца трябва да сте в пълна бойна готовност всяка минута, но след това в продължение на няколко месеца можете почти да се отпуснете. Ако вашата компания изпитва такава сезонност, трябва да знаете кога започва и свършва най-трудният период и да сте психически подготвени за него. В най-стресовите моменти можете да помислите за тези, които нямат сезонност: (например секретарки на главните лекари в болниците).
3. Опитайте се да разберете кой представлява най-голямата заплаха за вашия график.Не всеки може да повлияе на плановете на вашия шеф. Има малко такива хора (например висше ръководство, ръководител на градска или областна администрация) и можете да се опитате да установите контакт с техните помощници, за да можете да научите за непосредствените планове на техните шефове. Асистентът може да не ви каже, че „клането“ на вашия мениджър вече е в графика за следващата седмица, защото... това е забранено или може би той самият не знае, но можете да опитате. В крайна сметка, ако знаете, че директорът на централния офис е заминал за Малдивите за две седмици, можете спокойно да планирате графика си, знаейки, че с голяма степен на вероятност той няма да бъде извикан в Москва през следващите две седмици.

В помощ на секретарката: техники на работа

1. Синхронизирайте графика си.Трябва да имате дубликат на графика на вашия мениджър. Вярно, ще изглежда малко по-различно. Под всяко събитие от деня направете списък със задачи, които трябва да изпълните за това събитие. Например:

11:00 Среща с доставчици на оборудване.
Напомнете на участниците за предстоящата среща, отпечатайте материали, проверете оборудването в заседателната зала.

1. Не пренебрегвайте технологичния прогрес.Разбира се, дори и в наши дни има мениджъри, които предпочитат да водят графици изключително на хартия. Хартиената версия има много предимства:

Ако човек не въвежда бързо, тогава за него е по-лесно да напише нещо до записа, отколкото да прави промени в електронния график;

В случай на прекъсване на захранването планирането на хартия няма да отиде никъде.

Ако обаче шефът ви не е твърде строг консерватор, по-добре е да поддържате и електронен календар, особено след като много програми (например Microsoft Outlook) ви позволяват да синхронизирате календари. По този начин, ако вашият мениджър направи промени в плана ви, вие ще ги видите веднага. Ако направите промени, той също ще разбере за това. Освен това тази опция е удобна, ако шефът не ви инструктира да съставите неговия календар, а го прави сам. Но фактът, че трябва да сте наясно с движенията му, не е отменен.

1. Най-добре е да създадете график в петък за следващата седмица и след това да го коригирате всяка вечер за следващия ден. Но също така би било полезно да сравните класациите отново сутрин, със свеж ум. Ако имате срещи с други хора в графика си, обадете се на тях или на техните асистенти предния ден и потвърдете отново, че срещата все още е в сила.
2. Ако поддържате електронен календар, ще бъде удобно да разделите работното време на мениджъра на зони.Въведете всички предстоящи задачи в червените зони и същото резервно време, за което говорихме по-горе, в зелените зони.
3. Винаги поддържайте връзка с вашия мениджър.Дори ако е в командировка, на важна среща, на преглед при лекар - договорете се как можете да се свържете с него. По този начин, ако възникнат неочаквани промени, можете да го уведомите веднага.
4. Бъдете готови да преговаряте.За да създадете най-удобния график, да смекчите последствията от неговите неуспехи и да не се подлагате на прекомерен стрес, ще трябва да се научите да преговаряте: с партньори, които искат да дойдат на среща с вашия мениджър; с колежка, която не иска да ви разкрие плановете на шефа си; със собствения си шеф, като му обясните защо би било по-удобно да го направи, както предлагате, а не както той иска. Всъщност управлението на времето е задача не само в сферата на организацията, но и в комуникацията. Така че развийте съответните умения.

Да се ​​каже: „Виждате ли, няма нищо сложно в планирането на работното време“ би било просто подигравка - това е наистина тежка работа, в която единственото хубаво нещо е, че с времето ще придобивате все повече практически знания и умения, и ще опознавате по-добре вашия мениджър и други хора, с които работите. Това означава, че ще се справяте все по-добре с тази отговорност.

М.А. Юдакова, секретар на управляващия директор на TD Polymetal LLC

Приблизителна схема на работния ден на секретаря

ПЪРВАТА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН

1. Пристигнете на работа 15 минути по-рано. преди пристигането на мениджъра, за да „се приведете в ред, проверете състоянието на работното място (вашето и на мениджъра), съставете или изяснете план за следващия ден.

2. Изберете според плана необходими документии бизнес.

3.Получавайте кореспонденция, прочетете съдържанието и се регистрирайте. Отделете документи, които изискват приоритетно решение от мениджъра.

4. За останалите документи (ако имате съответен опит) подгответе варианти за възможни отговори или ги разпределете между изпълнителите.

Един опитен секретар никога няма да постави цялата кореспонденция на бюрото на мениджъра, без първо да я обработи. За да улесните управителя да се запознае с кореспонденцията, се препоръчва да подчертаете основната идея, като я подчертаете с флумастер или маркер. Освен това секретарят трябва да избере документи, свързани с въпросите, съдържащи се в кореспонденцията, така че мениджърът да може да проучи въпроса по-задълбочено и да вземе правилното решение.

5. Преглед на получени рецензии, доклади, ведомствени публикации, покани, както и съобщения за конференции, срещи, юбилейни тържества и други събития. Запишете датите и часовете на всички събития в органайзера на календара.

6. Организирайте получената кореспонденция в зависимост от спешността

екзекуция. Телеграмите и спешните факсове трябва незабавно да бъдат прехвърлени на мениджъра.

7. Съхранявайте необходимите документи за текуща информация

справочна работа.

8. Докладвайте на управителя за получената кореспонденция.

9. Заедно с мениджъра изяснете съдържанието на планираните събития за текущия ден (и следващия). Ако настъпят промени, секретарят трябва да направи съответните бележки в своите записи. Трябва да изясните съответствието на записите във вашия дневник и дневника на мениджъра. Последователността на събитията трябва да е същата. Разликата ще бъде в мерките, които ще предприеме секретарят за осъществяване на планираното. Например, ако мениджърът е отбелязал „да бъде на среща в 15:00“, тогава бележката на секретаря ще изглежда така: „14:20 - напомнете за срещата, информирайте шофьора (телефон) да докара колата не по-късно от 14:30 ч.”

10. Предавайте по телефона (или лично) инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители за изтичащите срокове за изпълнение на документите.

11. Работа с посетители, телефонни разговори (през целия ден).

12. Завеждане на изпълнените документи в картотеки.

13.Извършване на работа на компютър.

14. Организиране на копирането на документи в съответствие с указанията на ръководителя.

ВТОРА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН

15. Продължаване на работата с посетители и по телефона.

16.Събиране и подготовка за подписване на изпълнени документи.

17. Докладва на управителя за изпълнените документи, взема обработените от него документи от управителя.

18. Обработвайте и изпращайте изходящите документи до получателите.

19. Планирайте дейности за следващия ден.

КРАЙ НА РАБОТНИЯ ДЕН

20. Прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени събития (приемане на делегация, подготовка за среща, резервация на хотел и др.).

21. Ако ръководителят остане на работа след края на работния ден, да му предостави цялата необходима информация и материали.

22. Подредете работното си място, извадете документите, заключете сейфа, всички шкафове с документи, изключете техническото оборудване от мрежата.

Работни дни на секретарярядко са подобни по съдържание един на друг: среща се провежда в един ден, посетители се приемат в друг и т.н. Приблизителен план на работния денможе да се представи по следния начин:

Началото на работния ден.

1. Пристигнете на работа 15 минути преди пристигането на мениджъра, за да проверите състоянието на работното място (вашето и на мениджъра), да се приведете в ред, да прегледате плана за следващия ден и да проверите датата в календарите.
2. Изберете необходимите документи и дела в съответствие с плана за текущия ден.
3. Получавайте кореспонденция от експедицията, отваряйте пликовете, прочетете съдържанието и се регистрирайте. Отделете документи, които изискват приоритетно решение от мениджъра. За останалите документи (ако имате подходящ опит) подгответе варианти за възможни отговори или ги разпределете между изпълнителите. Един опитен секретар никога няма да постави цялата кореспонденция на бюрото на мениджъра, без първо да я обработи. За да се улесни мениджърът да се запознае с кореспонденцията, се препоръчва да се подчертае основната идея на документа, като се подчертае. Освен това секретарят трябва да избере документи, свързани с въпросите, съдържащи се в кореспонденцията, така че мениджърът да може да проучи проблема по-задълбочено и да вземе необходимото решение.
4. Докладвайте кореспонденцията на ръководителя.
5. Заедно с вашия мениджър изяснете съдържанието на планираните събития за текущия ден (и за следващия). Ако настъпят промени, секретарят трябва да направи съответните бележки в своите записи. Задраскайте завършени или отменени дейности. Трябва да изясните съответствието на записите във вашия дневник и дневника на мениджъра. Последователността на събитията трябва да е същата. Разликата ще бъде в мерките, които ще предприеме секретарят за осъществяване на планираното. Например, ако мениджърът направи бележка: „да бъде на среща в централата в 15.00 часа“, тогава секретарят ще изглежда така: „14.30 - напомняне за срещата в централата в 15.00 часа, обадете се на транспортния отдел или водачът да докара колата до входа не по-късно от 14.40 часа.”
6. Предайте инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители по телефона или лично, напомнете на изпълнителите за изтичащите срокове за изпълнение на документите.
7. Стенографски запис на инструкции и инструкции от ръководителя и тяхното декодиране. По правило управителят и секретарят определят постоянно време за тази работа през първата половина на деня, което продължава около половин час.
8. Работа с посетители и телефон (целодневно).
9. Завеждане на документи за файлове.
10. Извършване на машинописна работа.
11. Организиране на копирането и размножаването на документи в съответствие с инструкциите на ръководителя.

След обяд.

1. Продължава работата с телефона и посетителите.
2. Получава и обработва кореспонденция от експедицията. Съберете и подгответе попълнени документи за подпис. Подгответе всичко за доклада.
3. Планирайте дейности за следващия ден.
4. Докладвайте на управителя за получената кореспонденция и изпълнените документи, вземете обработените от него документи от управителя.
5. Обработвайте и изпращайте изходяща кореспонденция чрез експедицията.

В края на работния ден.

1. Прегледайте дневника си и информирайте съответните служби за необходимостта от подготовка за определени събития (получаване на делегация, подготовка за среща, резервация на хотел и др.).
2. Ако мениджърът остане на работа след края на работния ден, предоставете му цялата необходима информация.
3. Подредете работното си място, премахнете документите, заключете всички картотеки, изключете техническото оборудване от мрежата.

Ефективността и производителността както на секретаря, така и на мениджъра зависи от това колко рационално е планирано работното време.

Добрият секретар смята за незаменим дълг да прояви тактично внимание към мениджъра и ненатрапчива грижа за него. Когато се постигне взаимно разбиране, мениджърът може да делегира на секретаря правото да решава определени въпроси.

Една от основните задачи секретар-референт- способност да бъде чувствителен посредник между мениджъра и служителите. Тъй като секретарят е помощник на мениджъра, той трябва да положи всички усилия за създаване на благоприятни бизнес отношения с другите служители. Познавайки работното време и характера на мениджъра, секретарят може, ако е необходимо, да помогне на служителите да организират прием с техния ръководител; помощ при изготвянето на документ, например заявление; помогнете да удовлетворите лична молба и т.н. Трябва да се помни, че секретарят трябва да бъде лоялен към недостатъците на мениджъра и, ако е възможно, да ги компенсира с работата си. За секретаря е важно да установи добри бизнес контакти със секретарите на различни отдели на неговата институция, както и с висши и подчинени организации. Това ще помогне за по-бързото решаване на различни ежедневни проблеми: необходимостта от получаване на спешна информация, оказване на помощ при решаване на текущи въпроси и т.н. Познатни отношения със служители, прояви на арогантност, бюрокрация и безразличие са неприемливи. В някои случаи секретарят трябва да говори от името на мениджъра. Много е важно да можете учтиво и ясно да давате необходимите инструкции и да следите за тяхното изпълнение. В практиката на секретарската работа често има случаи, когато секретарят трябва да изглажда конфликтите, които възникват между мениджъри и служители. Тук много зависи от професионализма и гъвкавостта на поведението на секретаря в трудни ситуации, способността да се контролират емоциите и изкуството да се води бизнес разговор.

Работният ден на секретаря е подложен на внезапни промени, които е трудно да се предскажат или предвидят, и всички съпруги не трябва да бъдат оставяни на произвола. Практиката показва, че работният ден, изграден на принципа „първо хибернация, след това натрупване и след това треска“, не дава желаните резултати. Основните условия за успешна дейност на секретар-помощник остават:

• - планиране на предстоящи дела; - установяване оптимален ритъмтруд;
• - постепенно навлизане в работа и задължително редуване на работа и почивка.

ПЛАНИРАНЕ

Планирането може да бъде за ден или седмица, месечно или тримесечно, годишно. Когато планирате работния си ден, помислете за следното. Не можете да започнете работния си ден „от самото начало“. Точно както опитен автомобилен ентусиаст загрява двигателя на автомобила преди пътуване, така и секретарят трябва първо да помисли за предстоящия ден и да състави план, като подчертае най-спешните и важни въпроси.

Необходимо е да организирате работния си ден по такъв начин, че през цялото работно време да можете да помагате на ръководителя в изпълнението на планираните от него дейности. По-добре е да информирате мениджъра за нещо предварително: един час предварително, а ако събитието е важно, тогава един ден предварително. Това е възможно само в случаите, когато плановете на секретаря са координирани и съгласувани с плановете на мениджъра. Основната информация обикновено се предава сутрин. През деня се съобщава само нещо спешно.

В много страни по света секретарките използват специални плоски папки на хармоника, чиито страници са изброени по дни от месеца. Чрез изрезите в десния ъгъл на папката можете да видите документите, бележките за напомняне и инструкциите на шефа, които трябва да бъдат изпълнени до определен срок.

Оптимален ритъм на работа

Когато планира работата, секретарят трябва да знае, че най-благоприятното време за изпълнение на творчески или трудни задачи е от 10 до 12 часа. Това е последвано от лек спад на активността и през втората половина на деня ефективността е най-висока от 14 до 17 часа. След което той постоянно пада и ако започнете усърдната работа по проверка на документ след 18 часа, не се изненадвайте, че на сутринта шефът ще открие грешки в него.

Работната седмица също има своя цикъл. Понеделник е денят за влизане в работния ритъм, вторник, сряда и четвъртък са най-продуктивните дни от седмицата, а до петък умората се натрупва и в този ден много хора мислят как най-добре да се отпуснат през предстоящия уикенд. Следователно важни въпроси (преговори, срещи) са насрочени за средата на седмицата.

В идеалния случай секретарката трябва да редува работа на компютър на всеки 45 минути с 15-минутна почивка, докато продължителността на ежедневната работа на компютър не трябва да надвишава 4 часа.

Професията на секретарка изисква извънреден труд. Повечето експерти по мениджмънт смятат, че ако имате нужда от допълнително време много често, не сте успели да организирате деня си така, че да свършите всичко навреме или вършите твърде много работа.

Но понякога се случва секретарят да няма работа. В такива моменти просто се опитайте да изглеждате делови, независимо дали сте заети или не. Основното нещо е да не изглеждате така, сякаш няма къде да отидете.

Приблизителна схема на работния ден на секретаря

Първата половина на работния ден:

• 1. Пристигнете на работа 15 минути по-рано. преди да пристигне мениджърът, за да се приведе в ред, да провери състоянието на работното място, да състави или изясни план за следващия ден.
• 2. Изберете необходимите документи и файлове в съответствие с плана.
• 3. Получавайте кореспонденция, прочетете съдържанието и се регистрирайте. Отделете документи, които изискват приоритетно решение от мениджъра.
• 4. За останалите документи подгответе възможните отговори или ги разпределете между изпълнителите. Един опитен секретар никога няма да постави цялата кореспонденция на бюрото на мениджъра, без първо да я обработи. За да улесните управителя да се запознае с кореспонденцията, се препоръчва да подчертаете основната идея, като я подчертаете с флумастер или маркер. Освен това секретарят трябва да избере документи, свързани с въпросите, съдържащи се в кореспонденцията, така че мениджърът да може да проучи въпроса по-задълбочено и да вземе правилното решение.
• 5. Преглед на получени рецензии, доклади, ведомствени публикации, покани, както и съобщения за конференции, срещи, юбилейни тържества и други събития. Запишете датите и часовете на всички събития в органайзера на календара.
• 6. Подреждане на входящата кореспонденция в зависимост от спешността на изпълнение. Телеграмите и спешните факсове трябва незабавно да бъдат прехвърлени на мениджъра.
• 7. Съхранявайте документите, необходими за текуща информация и справочна работа.
• 8. Докладвайте на управителя за получената кореспонденция.
• 9. Заедно с мениджъра изяснете съдържанието на планираните събития за текущия и следващия ден. Ако настъпят промени, секретарят трябва да направи съответните бележки в своите записи. Трябва да изясните съответствието на записите във вашия дневник и дневника на мениджъра. Последователността на събитията трябва да е същата. Разликата ще бъде в мерките, които ще предприеме секретарят за осъществяване на планираното. Например, ако мениджърът е отбелязал „да бъде на среща в 15:00“, тогава бележката на секретаря ще изглежда така: „14:20 - напомнете за срещата, информирайте шофьора (телефон) да докара колата не по-късно от 14:30 ч.”
• 10. Предавайте по телефона (или лично) инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители за изтичащите срокове за изпълнение на документите.
• 11. Работа с посетители, телефонни разговори (през целия ден).
• 12. Завеждане на изпълнени документи във файлове.
• 13. Извършване на работа на компютър.
• 14. Организиране на копирането на документи в съответствие с указанията на ръководителя.

Втората половина на работния ден

• 15. Продължаване на работата с посетители по телефона.
• 16. Събиране и подготовка на оформени документи за подписване.
• 17. Докладва на управителя за изпълнените документи, взема обработените от него документи от управителя.
• 18. Обработвайте и изпращайте изходящите документи до получателите.
• 19. Планирайте дейности за следващия ден.

Край на работния ден

• 20. Прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени събития (приемане на делегация, подготовка за среща, резервация на хотел и др.).
• 21. Ако ръководителят остане на работа след края на работния ден, да му предостави цялата необходима информация и материали.
• 22. Подредете работното си място, извадете документите, заключете сейфа, всички шкафове с документи, изключете техническото оборудване от мрежата.
• 7. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМПЮТЪР ЗА ПЛАНИРАНЕ НА РАБОТНИЯ СИ ДЕН

Компютърът може да служи като добър помощник на секретар при планирането на работния ден. Пазарът на софтуер предлага много интересни разработки, които го правят достъпен за потребителя: календар, телефонен указател, списък със задачи, бележник и др. най-популярният е Информационна система Microsoft Outlook.

Тази програма предоставя много възможности за ефективно организиране на работното време на секретаря и неговия мениджър:

Microsoft Outlook ви помага да работите със съобщения, лица за контакт, да преглеждате съвместни документи, а също така ви позволява да планирате срещи, пътувания и организиране на задачи, както и да проследявате вашите дейности и дейностите на вашите служители. Основният панел на Outlook съдържа следните раздели: Входящи, Календар, Контакти, Задачи, Дневник, Бележки и др.