История на развитието на секретарските услуги в чужбина. История на развитието на секретарските услуги

1. Етапи на развитие на секретарската служба при Петър 1.

Вековният опит на руската държавност формира апарата на гражданските служители, в който секретарите не заемат последно място.

Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата правителствени агенции. Службата започва в ордените от 16-17 век.

Документирането на управленските функции винаги е било придружено от много действия, които от съвременна гледна точка могат да бъдат класифицирани като чисто секретарски.

Петър 1 извършва дълбоки трансформации на държавния апарат.

Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на правителствения Сенат - най-висшата държавна институция със съдебни, административни и законодателни функции.

Около царя се формира сплотена група от сътрудници (П. Гордън, Ф. Лефорт, Дж. Брус, А. М. Головин, А. Д. Меншиков, братята Апраксини), до тях растат младите издънки на служебната бюрокрация, където играят секретари една от главните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки „теглиха количка“ от ежедневна скучна работа с текущи дела.

Секретарят на кабинета докладва най-важните документи на царя публична политикаи частни писма, адресирани до суверена.

Основният законодателен акт, приет през 1720 г., е „Общият правилник“, който установява реда за разглеждане на делата и функциите на длъжностните лица, включително секретари.

Секретарят на съвета докладваше делата за изслушване, водеше протоколи за „върхови“ и „невърхови“ дела и съхраняваше печата на съвета (офиса).

Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „Относно секретарската администрация“. За първи път е записано изискване за учтивост на секретарката. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря.

Секретарят дойде на работа по-рано от другите членове на борда, „мързелът и надзорът“ бяха наказани с глоби, по-сериозните нарушения бяха наказани още по-строго, до „лишаване от стомаха и вещите“.

При Петър 1 е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“ - изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост.

През 1722 г. е приета „Таблица за ранговете“, закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или степени на чиновници. Служител, който получи ранг преди осми клас, става наследствен благородник; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртия клас по длъжност и следователно бяха заети високо мястов обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на управлението на Петър 1 секретарят на кабинета Макаров, според историка С. М. Соловьов, е „човек без мнение, без глас, но мощен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благоволението на суверена, когато той ще докладва на Макаров."

Функциите му не са много ясни. В службата са получени доклади от дипломатически представители. Вносителите на петициите представляваха специална група от кабинетни дела. След смъртта на Петър 1 кабинетът е премахнат.

Бяха изпълнявани някои функции на секретар на кабинета различни лица, при последователите на Петър 1.

От 1763 г. кабинетът на Негово императорско величество е възобновен.

2. Етапи на развитие на секретарската служба при Екатерина 2.

Императрица Екатерина 2 имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към служителите, сред тях имаше писатели и поети, които донесоха „лек стил в служебните дела“ (Р. Г. Державин)

От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции от най-високо име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство.

Според „Табелта за ранговете“ те принадлежаха към четвърта категория с обръщение „Ваше превъзходителство“, имаха високи заплати, еднократни плащания, персонални пенсии и бяха наградени с ордени, медали и значки. Кабинетът разполагаше с големи финансови ресурси, които бяха използвани за изграждане на имоти, дворци, граждански сгради, затвори и т.н. на името на императрицата.

Извадките се съхраняват от държавния секретар и копия се дават на вносителя на петицията. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петиции. Подаваха се лично в офиса, по-често по пощата. Понякога смели сановници („под прикритие“) - с подпис („в собствените си ръце“), често заедно с препоръчителни писма. Повечето от петициите бяха прехвърлени на държавния секретар в Сената „за разрешаване съгласно законите“.

Много въпроси, изложени в петиции, адресирани до най-високото име, бяха разрешени извън ред, в зависимост от покровителството на благородни личности. Скоростта на разглеждане на въпроса често зависи от самоличността на подателя. Има резолюция от Екатерина 2 на молбите на шведския посланик: „Не се колебайте, според нашия руски обичай, както в старите времена, така че непознати да не знаят.“

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократично обслужване; видна държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори.

Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Имаше и младежи от знатни семейства за „куриерски пратки до чужди земи“. В Русия техните функции бяха да проверяват фактите, посочени в петициите. Класовият състав на молителите е благородството, чуждестранните посланици и търговците. Селяните са били заточени в Сибир за оплаквания срещу техните земевладелци.

Два пъти седмично в осем сутринта Катрин 2 имаше аудиенция с държавни секретари. Личната кореспонденция на Екатерина 2 също минава през ръцете им.

Държавните секретари бяха членове на многобройни комисии по чуждестранните селища, по вълненията в Малка Русия и по подготовката на проектозакона „За създаването на провинцията“.

Архив на държавните секретари – ценен исторически изворза изследване на политиката на абсолютизма в Русия.

В органите на местното самоуправление секретарите играят основна роля в присъствието, за всеки получен казус секретарите съставят бележки, по които се вземат решения.

В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. („Кабинет или търговски секретар“ от И. Соколски). Наред със законовите норми те включваха елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.

Реорганизацията на централния апарат и създаването на министерства отговарят на интересите на руската монархия от 19 век.

Йерархичният принцип все повече прониква в системата от органи на управление. Това се проявява в организацията на държавната служба въз основа на „Таблицата на ранговете“ на Петър и въз основа на „Правилника за министерствата“.

„Създаването на министерствата“ от 1811 г. стриктно установява структурата на министерствата и „начина на водене на делата“. Министерствата бяха представени от отдели, съвет на министъра, общото присъствие на отдели и служби.

3. Значението на секретар в началото на 19 век.

Значението на секретар в началото на 19 век се променя донякъде. Строгото регулиране на процедурата за преминаване на документи през властите изискваше строго разпределение на отговорностите между длъжностните лица на всички нива на управление. Всеки случай се разглеждаше от гледна точка на важността на засегнатите въпроси, наличието на спешни и секретни резолюции на висши служители.

Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система.

В съответствие със " Общо установяванеминистерства“, много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри и директори на отдели.

Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове на провинциалните представителства. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Изготвянето на документи през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите.

Освен това „одитът на делата“ възложи на секретарите допълнителни отговорности за наблюдение на изпълнението на документите.

19-ти век се различава малко от 18-ти по отношение на издигането на секретари на високи позиции.

Блестящият руски реформатор М. М. Сперански прави блестяща кариера, преминавайки за четири години от домашен секретар на знатен благородник до виден сановник на Руската империя.

Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната канцеларска работа; те обслужваха временната бюрокрация срещу малка заплата.

През втората половина на 19 век новите управленски структури (банки, тръстове, синдикати, специални надзорни органи, комитети, комисии, съвети) изискват участието на обществена услуга голямо числодлъжностни лица, включително секретари.

През 1884 г. са публикувани специални списания - „Бюлетин на канцелариите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др.

В продължение на много години въпросите на официалния етикет, отношенията с шефа и изкуството за овладяване на добрите маниери заемат голямо място в организацията на секретарската служба. Науката за изучаване на герои и адаптиране към тях не беше дадена на всеки. Тонът на взаимоотношенията, стилът на работа и живот се определяха от условията, създадени във всяка конкретна институция, размера на заплатите и самия дух на времето.

Развитието на писмеността в Русия през X-XI век. постепенно доведе до доста широко разпространение на грамотността. Съдейки по хрониките, в Древна Рус е имало училища, в които децата са били обучавани да четат и пишат. През 11 век в страната се появяват библиотеки. В катедралите и манастирите, както и в княжеските дворове, бяха въведени длъжностите на чиновници, чиито задължения включваха записване на заповеди или инструкции на княжески лица или духовни йерарси, пренаписване на древни хроники или чуждоезични исторически разкази.

Много древни руски летописи са изгубени по време на монголо-татарското нашествие. Само около 80 ръкописни книги от 11-13 век са оцелели до наши дни.

В началото на 12в. монахът на Киево-Печерския манастир Нестор съставил най-големия летописен сборник Древна Рус, известна като „Повест за отминалите години“. По време на феодалната разпокъсаност писането на хроники се извършва в много градове на Русия.

По-нататъшното развитие на писмеността и културата, както и формирането на държавността, бяха придружени от увеличаване на обхвата на разнообразна документация, разнообразна информация, правни, финансови и други документи.

От края на 15 век се появяват първите ордени - органи на княжеската власт, отговарящи за различни държавни дела. На местно ниво имаше административни колиби, които управляваха делата на по-ниско ниво. През XV-XVIIIв. Административното деловодство беше оформено в стройна система, която позволи централизиране на управлението на страната.

Имаше такива заповеди като местни (отговарящи за поземлените въпроси), освобождаване от отговорност (отговарящи за военните и отбранителните въпроси), посланически (отговарящи за развитието на външните отношения), конюшни (отговарящи за конния транспорт) и др.

Постепенно, при спазване на изискванията на държавната дисциплина, се установява единна процедура за обработка и предаване на различни документи. Укрепването на руската държава в средата и втората половина на 16 век. доведе до увеличаване на административната бюрокрация и разширяване на документооборота в страната. (От 14-ти век в Русия се появява хартия, която заменя скъпия пергамент). Най-важните документи бяха указите на царете и присъдите на Болярската дума. В допълнение, писма и официални отговори, както и петиции - петиции от служители и обикновени хора, бяха широко разпространени.

Броят на поръчките през 16 век. достига 22, а административната бюрокрация се превръща във влиятелна класа. През 17 век общият брой на поръчките достигна 80. Подредената бюрокрация (чиновници на Думата, чиновници и чиновници) контролираше много сфери от живота на страната. Ордените бяха разделени на ведомствени и териториални, държавни и дворцови. Освен това при цар Алексей Михайлович (1645-1676) е създаден Орденът на тайните дела, който всъщност ръководи работата на всички други държавни органи, докладвайки пряко на царя.

При цар Фьодор Алексеевич (1676-1682) орденската система претърпя реформи: имаше по-малко ордени и техните функции бяха по-ясно разделени. Централизираната бюрократична система постепенно подготви прехода към абсолютна монархия.

При Петър I е организиран най-висшият управленски орган - Сенатът, който включва благородници, назначени от царя. Сенатът упражнявал контрол върху централната и местната администрация, разработвал закони, регулирал данъци и такси и др. След това през 1718 г. вместо старите ордени са създадени 12 колегии, всяка от които отговаря за определен клон на публичната администрация. (Сред бордовете: външни работи, военен, адмиралтейски (отговарящ за въпросите на флота), производствен съвет (занимавал се с въпросите на промишленото развитие), духовен съвет, камерен съвет (отговорен за събирането на данъци), бергски съвет (отговарящ за металургията), съдебен съвет, патримониален и др.).

На 27 февруари 1720 г. е публикуван набор от правила за организацията на държавните институции, наречен Общ правилник. Той определи структурата, задачите, функциите и начина на работа на съветите. Този документ, подписан от Петър Велики, съдържа глава за структурата и функциите на офиса, както и раздел за секретарския ранг.

Така с приемането на държавните разпоредби в Русия официално се появиха офиси и секретарски длъжности. Ето защо 27 февруари 1720 г. се нарича датата на раждане на секретарската длъжност в Русия. Като част от колегиалната деловодна работа, административните и законодателни актове на държавната власт бяха формализирани чрез различни укази, заповеди, инструкции, регламенти, протоколи и заповеди. Постепенно възникват голям брой различни форми на кореспонденция: доклади, доклади, писма, искания, новини, изявления и др. За някои документи (дипломи, патенти) са създадени общи формуляри, т.е. образци, по които да бъдат съставени.

Офисите обикновено включват секретари, както и преписвачи, писари, регистратори, актюери, фискали, архивисти и др.*

През 1720 г. в Санкт Петербург е създаден Главен магистрат, на който са подчинени местните магистрати, избрани от „обикновени“ граждани. търговци, индустриалци и хора от “свободните професии” - лекари, аптекари, художници, адвокати и др. Хората, които работят под наем, нямат право на глас. Магистратите имаха свои канцеларии, които водеха кореспонденция.

През 1722 г. класовите права и привилегии на благородството са залегнали в „Таблицата на ранговете“. Благородниците били разделени на 14 „ранга“ (според положението им в правителството или военната служба). Хората от други класи можеха да придобият благородство, като се издигнаха до определен „ранг“. Въвеждането на „Таблицата на ранговете“ усложни системата на документация и кореспонденция. Независимо от това, колегиалната офис работа несъмнено беше по-прогресивна в сравнение с подредената офис работа. Появиха се стройни регистрационни системи, които се водеха в специални дневници. Документите, получени от висши органи, се записват в отделен дневник. Също така се водеше специална регистрационна книга за всички изходящи книжа.

През този период се полагат основите за организиране на счетоводството и съхраняването на документите. За първи път се появяват отдели за съхранение на документи, наречени архиви.

В съответствие с „Таблицата на ранговете“ беше предписано да се поддържат три вида благородни списъци: лични списъци, показващи рангове; лични имена, указващи нива на обслужване, лични заслуги и способности за определена служба; семейни връзки. По този начин се поставя началото на създаването на документна система, насочена към регистриране и записване на принадлежност към благородството.

На 21 април 1785 г. Екатерина II одобри „Жалбената харта за правата, свободите и предимствата на благородното руско благородство“, която съдържаше редица важни точки, регулиращи положението на благородството в Русия. Определена е процедурата за документиране на класовата принадлежност към благородството, методите за присъединяване към които са различни: (1) - награда; (2) - военна служба; (3) - държавна служба; (4) - титулувано семейство; (5) - древно родословие; (6) - чуждо благородство.

Формулярът на списъка на благородниците, съставен в окръга, предоставяше следната информация: името и фамилията на благородника, който има недвижими имоти в окръга; семейното му положение; имената и възрастта на децата от мъжки пол; брой на крепостните души; какъв ранг има благородникът, на каква служба е или е пенсиониран.

Водени са подробни родословни книги. Те са съставени от депутати и лидер на провинцията въз основа на окръжни списъци на благородници, където са включени само лица, които имат „неопровержими доказателства за благородническата класа“. Това могат да бъдат: грамоти на руски царе и „други короновани глави” с благородническо достойнство; патенти за звания с присвояване на благородство; доказателства за присъждане на един от най-високите руски ордени, даващи право на дворянство; специални похвални писма; постановления за даряване на земи и села и др.

От родословната книга са направени две точни копия. Първият от тях, подписан от лидера и депутатите на благородническо събрание, трябваше да се съхранява в архивите им. Второ подобно копие беше изпратено в Сената за съхранение.

Поддържането на такава документация, извлечения от различни инструкции и заповеди представляваше значително количество канцеларска работа.

Съществувал в началото на XVIII V. Системата от бордове и офиси може да бъде представена по следния начин.

Базово ниво: окръжен офис.

Средно ниво: провинциален офис.

Високо ниво: провинциален офис.

Най-високо ниво: държавни колежи.

Областните и провинциалните служби бяха подчинени на губернаторите. Провинциалните съответно са били под юрисдикцията на губернаторите. Начело на държавния съвет беше високопоставен служител, наречен президент. Той също така включваше вицепрезидент, съветници, оценители (оценителите на колежа отговаряха на 8-ми клас в таблицата с ранговете) и офис служители. Всички държавни съвети се отчитат пред Сената, който извършва дейността си под надзора на главния прокурор, лично отговорен пред императора.

При преминаването на каквито и да било документи през властите беше много важно как секретарите ще оформят съответния случай и как ще го представят на началниците си. Колегиалната деловодна работа стана по-организирана от административната, но не само не намали, а още повече увеличи броя на бюрократичните процедури и спънки, насърчавайки практиката на непотизъм и корупция.

IN началото на XIX V. В резултат на поредната правителствена реформа в страната се установи т. нар. изпълнително деловодство. Държавният съвет става висш законодателен орган (1810 г.). Малко по-рано (1802 г.), вместо колежи, са създадени 8 министерства (по-късно броят им се увеличава). По време на тази ведомствена реформа в Русия бяха създадени министерства: военни сухопътни сили, военноморски сили, външни работи, правосъдие, вътрешни работи, търговия, финанси, народна просвета.

Министерствата имаха сложна многостепенна структура: те се състояха от отдели, които бяха разделени на отдели, а отделите - на бюра. Министърът беше едноличен командир, а служителите на министерството бяха изпълнители на неговите инструкции. Министрите имаха право да получават и подписват само определени видове документи. От краля те получаваха манифести, рескрипти, най-висши укази, най-висши заповеди; от Сената и други висши органи – укази и инструкции. Министрите и ръководните министерски чиновници от своя страна изпращат предложения, циркуляри и молби до по-ниските органи. Изпратена е кореспонденция до висши институции под формата на доклади, доклади и представителства.

В резултат на въвеждането на министерската система имаше по-ясно разграничаване на компетентността на изпълнителната власт. В същото време се наблюдава по-нататъшна централизация и бюрократизация на държавния апарат. Това доведе до господството на бюрократични служители, преклонение пред ранга, повишена корупция, бюрокрация и различни нередности в офисната работа.

За официална кореспонденция, която придоби допълнителен обхват, се използват формуляри със специален ъглов печат, изработени както типографски, така и ръчно. Тези печати бяха своеобразна „визитна картичка“ на организацията. Под печата имаше кратко резюме на съдържанието на писмото, на което те отговаряха.

Последвалите правителствени реформи неизбежно повлияха на подобряването на секретарската работа в Русия.

През 1861 г. в страната е премахнато крепостничеството, което допринася за развитието на капиталистическите отношения. През 1864 г. е въведено местно самоуправление - земство. На всеки три години представители на различни класове избираха окръжно земско събрание. На свой ред земските събрания изпращат делегати в провинциалните събрания. В същото време съществуват земски и провинциални съвети.

Различни местни власти имаха свои собствени офиси и голям персонал от секретари. Междувременно директорите на най-големите предприятия, банки, фабрики и фабрики също имаха свои секретари и чиновници. Първите лични секретари започват работа през 1840 г. при директорите на Путиловския и Невския машиностроителни заводи в Санкт Петербург. След това броят им започна значително да нараства: професионалните секретари твърдо заеха местата си в отделите на банки, адвокатски кантори, търговски къщи, големи търговски магазини, корабни компании, отдели за железопътен транспорт и др.

През 1868 г. в Харков за първи път са открити курсове за обучение на професионални секретари. Впоследствие подобни образователни институции са създадени в Москва, Санкт Петербург и други руски градове. През последните две десетилетия на 19-ти век, или по-точно от 1884 г., в Русия са публикувани 8 специализирани списания, отразяващи въпросите на деловодството и секретарството. Сред тях можем да споменем такива публикации като „Стенограф“, „Бюлетин на службите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“, „Машинопис“ и др.

През 1864 г. в Русия е извършена съдебна реформа. Имотните съдилища, обременени от бюрокрация, подкупи и сплашване на обвиняемите, бяха заменени от граждански съдилища, където общите дела се разглеждаха от избрани магистрати, а по-сложните дела бяха прехвърлени на окръжните съдилища и съдебните колегии. Разследването вече не се извършваше от полицията, както преди, а от криминалисти. Появиха се служебни защитници – адв. Решението за вината на подсъдимия (присъдата) започва да се взема от съдебни заседатели (членове на обществото, привлечени към това задължение чрез жребий). Естествено се увеличи и броят на секретарите в различните съдилища.

През 1870 г. е създадена система за градско самоуправление (в Русия по това време има над 500 града). На всеки четири години във всеки град се избираше градски съвет, който формираше градското правителство. Думата и съветът се ръководеха от кмета. Градските власти разполагат със собствени административни служби, в които работят десетки секретари, които отговарят за кореспонденцията, систематизирането и съхранението на различни документи.

В началото на 20в. Русия преживява бърз растеж в индустриалното развитие. Нарасна броят на всички видове дружества, партньорства, клубове, банкови асоциации и фирми. Секретарската работа става все по-разпространена, а значителна част от бизнес кореспонденцията е свързана с изпълнението на финансови, строителни, производствени, селскостопански и други проекти, както и с търговски сделки.

През 1905-1910г Проведена е така наречената реформа на Столипин, в резултат на която повече от два милиона селяни получават поземлени парцели като лична собственост. Като цяло през 1907-1913г. Русия постигна значителен напредък по пътя на социалния и икономически прогрес. През този период броят на потребителските дружества се увеличава повече от 6 пъти, броят на селските кооперации се увеличава 12 пъти. Увеличава се потреблението на хранителни и промишлени стоки, което допринася за съживяването на социално-икономическия и културния живот на страната.

Секретарската работа постепенно достигна ново ниво на развитие. Започват да се използват различни модели пишещи машини, разширява се гамата от офис консумативи. Стенографията стана доста широко разпространена.

След Октомврийската революция от 1917 г. в страната фактически започва създаването на нов държавен апарат. Болшевишките власти бяха заинтересовани да гарантират, че офисната работа в новата пролетарска държава е подредена, бърза, ефективна и достъпна за гражданите. Разработен е проект на указ за подобряване на „писането“ и намаляване на кореспонденцията. През 1918 г. е публикувано постановление на Съвета за отбрана на работниците и селяните „За точното и бързо изпълнение на заповедите на централната власт и премахване на канцеларската бюрокрация“. Освен това през 1918-1919г. бяха изготвени проекти на постановления по въпросите на опростяването на деловодството в съветските институции. През 1921 г. се провежда Първата общоруска конференция по научна организация на труда и производството, на която за първи път се поставят задачите на научната организация на управленския труд и работата с документи, както и създаването на органи в страната, координиращи и насочването на тази работа бяха определени.

Създаденият през 1922 г. Народен комисариат на работниците и селяните (RKI) е натоварен с въпросите за подобряване на секретарската служба.

През този период започват да се публикуват специализирани списания като „Въпроси на организацията и управлението“, „Стенография и машинопис“, „Технология на управлението“ и др.. През 1926 г. в страната е създаден Държавният институт по технология на управлението. На най-високо държавно ниво бяха обсъдени въпроси за подобряване на управлението, деловодството и архивното дело. Бяха издигнати искания секретарите на висши служители на съветските институции да изпълняват предимно творчески функции, да действат като консултанти на директорите, да следят качеството на подготовката на официалните документи, да помагат на мениджърите при приемането на посетители, а също така постоянно да се самообучават и да се стремят към професионално растеж.

Но по-нататъшното бюрократизиране на административния апарат на всички нива има отрицателно въздействие върху развитието на домашното деловодство.

През 1925 г. секретарите на практика са поставени наравно с машинописците, дребните офис служители и куриерите.

През 1926 г. е направен опит за систематизиране на деловодството и по-ефективно използване на секретарските длъжности. Беше предложено секретарите да бъдат наречени помощник-мениджъри, но нищо не се получи. Малко по-късно, през 1932 г., беше решено секретарските длъжности да се разделят на две групи: по-високи (с по-високи заплати) и по-ниски (с много по-ниски заплати). Първата група включваше секретари, които станаха известни като помощници и помощници на мениджърите. Втората група се формира от секретарки машинописки, разделени на първа и втора категория. Те извършваха чисто техническа работа: преписваха текстовете на писма и документи, препоръчани пратки, подреждаха различни книжа в папки според вещите си.

По време на Великата отечествена война (1941-1945 г.) канцеларската работа се извършва в ограничен мащаб, въпреки че редовната военна канцеларска работа се извършва на фронтовата линия и щаба на армията. В големите министерства и ведомства продължиха да работят секретари. В същото време хиляди и хиляди духовници на различни нива бяха привлечени в армията и много от тях загинаха с оръжие в ръце, защитавайки нашата родина от фашистки агресори.

В следвоенния период се наблюдава възраждане и усъвършенстване на сферата на деловодството. Бяха приети държавни постановления, регулиращи такива области на работата на апарата като механизация на документационните процеси, въвеждане на постиженията на НЕ, включително в областта на стандартизацията и унификацията.

През юли 1963 г. е прието Постановление на Министерския съвет на СССР N 829 „За мерките за подобряване на архивното дело в СССР“, в съответствие с което „Основни правила за организация на документалната част на деловодството и работата на архивите“ ”, изготвени от Главния архив на СССР, бяха въведени в действие. Поставена е задачата да се разработи Единна държавна система за управление на документите за предприятия, организации и институции.

Важен етап в по-нататъшното усъвършенстване на секретарската работа и обучението на съответния персонал беше откриването през 1964 г. на факултета по управление на държавната канцелария в Московския държавен институт за история и архиви.

Две години по-късно, през 1966 г., е създаден Всесъюзният научноизследователски институт по управление на документите и архивното дело (VNIIDAD), една от основните задачи на който е създаването на Единна държавна система за управление на архивите (USSD).

От началото на 70-те години в страната започват да се прилагат единни правила за подготовка и оформяне на документи. През 1975 г. е приет държавният стандарт (GOST) - "Единни системи за документация. Система за организационна и административна документация. Основни разпоредби", които определят основните изисквания за унифицирани фондове на организационни и административни документи.

От 1977 г. в някои специални учебни заведения е въведен курс по основи на секретарската работа. Редица професионални училища се включиха в обучението на офис секретари. На партийно и държавно ниво беше приета резолюция „За мерките за подобряване и намаляване на разходите на административния апарат“.

През 1984-1986г Разработена е нова система за документално осигуряване на административната дейност, наречена „Единна държавна система за документално осигуряване на управлението“.

Въпреки това, поради значителна бюрократизация на всички нива на държавния административен апарат, тази система не успя да реализира своя потенциал на практика. По време на „перестройката“ работата на много управленски структури не само не се подобри, но значително се влоши.

Разпадането на Съветския съюз в началото на 90-те години на миналия век и създаването на държавата Руската федерация на нова основа доведе до значителни промени във всички сфери на икономиката, включително в областта на архивното дело и в областта на цялата офис работа. Беше решено да се създаде Държавен архив (GARF), възникнал на базата на Държавния архив на RSFSR и Централния архив на Октомврийската революция. В момента ГАРФ е един от най-големите архиви в страната. Непрекъснато се попълва: към 2003 г. съхранява над пет милиона кутии. В архива работят 250 души, включително 3 доктори на историческите науки и 9 кандидати на науките. Разбира се, всички служители получиха отлично архивно образование.

Архивът разполага със собствена библиотека, която съдържа повече от половин милион уникални произведения. Така например съдържа селекция от периодични издания, която не се намира нито в Държавната (бивша Ленин), нито в Обществената библиотека; същото може да се каже и за обемистия избор на емигрантски издания. Разбира се, там е съсредоточена почти цялата архивна работа. Имайки прекрасна модерна сграда (80 км архивни рафтове), GARF разполага с прекрасна изложбена зала, която постоянно е домакин не само на собствените си изложби, но и на други федерални архиви. Затова не е случайно, че видни руски политически дейци предават архивите си на ГАРФ.

Разбира се, развитието на пазарните отношения в страната дава нов тласък на възхода и усъвършенстването на секретарското дело. IN съвременни условияПрофесията на секретар е много търсена както в публичния, така и в частния сектор. Секретарите на различни нива извършват важна подготвителна и техническа работа в апарата на Федералното събрание и президента на Руската федерация, във всички министерства и ведомства, както и в стотици и хиляди банки, индустриални асоциации, промишлени и търговски предприятия, акционерни дружества, кооперативни организации и малки предприятия с ограничена отговорност. Практиката показва, че професията на секретарката в началото на 21в. е необходимо и престижно. Работата на секретар става все по-квалифицирана, благодарение на подобряването на организацията и развитието на печатни и електронни устройства, особено персонални компютри (PC).

Ролята на квалифицираните секретари в много предприятия, както големи, така и малки, не може да бъде надценена. Често те са най-близките помощници на висшите служители, а при определени обстоятелства заместват мениджърите, организирайки дейността на своите фирми и офиси в тяхно отсъствие. Професията на секретар предоставя огромни възможности за творческо и кариерно израстване, а нивото на неговата квалификация, а оттам и личното утвърждаване и кариерно развитие, до голяма степен зависи от всеки притежател на тази професия.

Секретарят е служител, без който нито един шеф не може да си представи дейността си. Справянето с голямо количество документация, определянето на график за бизнес срещи и много други важни отговорности падат върху плещите на един човек.

История

Денят на секретаря не е официален празник, създаден през 2005 г., благодарение на активна група секретари от големите градове на Руската федерация. В допълнение, списанието „[email protected]“ им осигури подкрепа от целия си персонал.

Това е интересно да се знае:

IN Древен Рим„секретари“ са имената на доверени лица, които пазят тайни.
Жените секретарки се появяват с откриването на пишещата машина през 1880 г., а мъжете в тази професия са изключителна рядкост преди края на Първата световна война.
Въпреки факта, че е трудно да се посочи основата на професията, се смята, че в Русия това е 27 февруари 1720 г. Но междувременно през 15-ти век имаше хора, чиито задължения включваха наблюдение на документи и водене на записи.
Дължим формирането на професията личен секретар на Петър I, който я издига в отделен ранг през 1840 г., а секретарите започват да работят с ръководството на най-големите фабрики от онова време.

През 1868 г. са открити професионални класове за секретари, които се провеждат в Харков, а от 1884 г. са публикувани 8 различни публикации, посветени на секретарската работа. Популярни бяха курсовете, в които специалистите споделяха опит и подобряваха уменията си.

Длъжността на секретар започва да набира популярност през 19 век, но това не продължава дълго и през 1925 г. секретарите са приравнени към пратениците. Професията набира нова популярност през 70-те години на 20 век. Днес в Руската федерация секретарят е обещаваща и популярна професия, която има около милион представители.

традиции

Тази професия е сред петте най-популярни професии в света. Всеки щат има свой собствен Ден на секретаря, но има и международен празник.

Тъй като секретарите прекарват професионалния си празник на работното място, на този ден шефовете се опитват да не ги претоварват с работа. Също така секретарите получават различни бонуси и запомнящи се подаръци, а в някои компании краят на работния ден е празничен банкет или бюфет, посветен на всички секретари на компанията.

Практически урок 1.

1. Проучете и си водете бележки по темата „История на развитието на секретарската служба в Русия“

История на развитието на секретарската служба в Русия.

Секретарската служба се развива в заповедите на 16-17 век.

Дълбоки трансформации на държавния апарат са извършени от Петър I. Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на управляващия Сенат. Около краля се формира сплотена група от сътрудници, а до тях израства младо поколение обслужващи бюрократи, където секретарите играят една от основните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки "дърпаха каруцата" на ежедневната скучна работа с текущите дела. Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи на държавната политика и частни писма, адресирани до царя.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя.

Основният законодателен акт, регулиращ дейността на държавния апарат на Руската империя, е Общият правилник от 1720 г., който установява единни принципи на работа на всички части на държавния апарат, стандарти за документация и организация на деловодството, разпределение на длъжностите в рамките на институция и функциите на длъжностните лица, включително секретари. Секретарят на съвета докладваше делата за изслушване, водеше протоколи за „върхови“ и „невърхови“ дела и съхраняваше печата на съвета (офиса).

Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „За секретарската администрация“, в която за първи път е записано изискването за любезното отношение на секретаря. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря.

През 1722 г. е приета „Таблица на ранговете“ - закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или ранга длъжностни лица. Най-високият ранг - 5-ти - се присвоява на секретаря на секретния кабинет (тази длъжност се класифицира като съдебна служба; останалите длъжности се класифицират като цивилна служба.). Шестият ранг включваше частните съветници на Службата на чуждестранния колегиум и главния секретар на Сената. Рангът по-долу бяха главни секретари на военния, адмиралтейския и външния колегиум. Главните секретари на други бордове и секретарите на Сената принадлежаха към 8-ми ранг. 9-ти ранг включваше архивисти в двата държавни архива, протоколисти на Сената и преводачи. 10-ти ранг включваше секретарите на останалите колегии, преводачите и деловодителите на Военната, Адмиралтейската и Външната колегии. 12-ти и 13-ти ранг включват секретари в съдебни съдилища и канцеларии в губернаторства и провинции.

От 1763 г. кабинетът на Негово императорско величество е възобновен. Императрица Екатерина II имаше много доверени лица като секретари на кабинета.

От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции, адресирани до най-високото име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петиции.

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократично обслужване, през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори. Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. През техните ръце минава и частната кореспонденция на Екатерина II.

В местното управление секретарите имаха основната роля на присъствие. Секретарите за всяко постъпило дело съставяха протоколи, по които се вземаха решения. В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. Наред със законовите норми те включваха елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.

Значението на секретаря в началото на 19 век се променя донякъде. Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове и провинциалните служби. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. 19-ти век се различава малко от 18-ти век по отношение на издигането на секретари на високи позиции. Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната канцеларска работа; те обслужваха временната бюрокрация срещу малка заплата.

През втората половина на 19 век новите управленски структури (банки, тръстове, синдикати, специални надзорни органи, комитети, комисии, съвети) изискват участието на голям брой служители, включително секретари, в държавната служба.

В разцвета си Руска империядлъжността секретар в съда или за високопоставени лица имали право да се заемат от лица от благороден произход. Професията става по-демократична и отворена за обикновените хора едва през 19 век. През 1840 г. се появяват първите лични секретари за управителите на заводите Путилов и Невски в Санкт Петербург, а представителите на професията придобиват нов статут - бизнес помощници. Секретарите придружаваха своите покровители в командировки и на почивка, отговаряха на писма и петиции, приемаха посетители - като цяло те бяха по-ангажирани в това, което сега обикновено се нарича „връзки с обществеността“.

През 1868 г. в Харков са създадени специални курсове за обучение на секретари. Появява се технология, която опростява работата: размножителни машини, пишещи машини, стенография. От 1884 г. започват да се издават специални списания - „Бюлетин на офисите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др.

Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на техния ранг, и след напускане си тръгваха с униформа и пенсия.

Държавните секретари в предреволюционна Русия бяха образовани и компетентни хора с развито чувство за дълг и отговорност. Познавайки законите, проактивни и заинтересовани, те освен всичко друго бяха и гъвкави и дипломатични, опитвайки се да се възползват от всяка възможност, за да използват натрупаните знания и опит в полза на държавата.

Професията на секретар се смяташе за „мъжка“, но изобретяването на телеграфните и телефонни комуникации през втората половина на 19 век отвори тази професия за жените: в офисите бяха необходими „женски“ качества - внимание, учтивост, точност. Постепенно идва разбирането, че жената е именно това същество, което с еднаква лекота може да изпълнява както творчески функции, така и рутинна работа, изискваща голяма издръжливост и постоянство.

След революцията от 1917 г. стенографията преживява своя разцвет - в края на краищата стенографите са тези, които дирижират историческа хроника нова Русия. Разкрити са курсове в цялата страна за подготовка на качествено нови специалисти.

След 1917 г. значението на секретарите - помощник-управители започва постепенно да намалява, а броят им намалява. През 1925 г. секретарите са официално включени в така наречената чиновническа и техническа група служители и фактически са изравнени с машинописки, пратеници и офис служители.

Професията на секретар по това време се „придобива“ с нови изисквания: владеене на стенография, владеене на машинопис, владеене на основите на офис работата, способност за отговаряне на телефонни обаждания (въпреки факта, че има отделни професии стенограф и машинописка). През 1932 г. секретарите се разделят на две групи. Първата, много малка, група включваше асистенти и асистенти, втората - машинописки-секретари от категории I и II.

В началото на 1960г. списъкът на професиите и длъжностите включваше само секретарки-машинописки и секретарки-стенографки. Само високопоставени ръководители, например ръководители на централния апарат на министерства и ведомства, могат официално да имат помощник-секретар и помощник-секретар. Повечето обикновени мениджъри биха могли, в съответствие с таблицата с персонала, да имат само секретар-машинописец с много скромна официална заплата. Защото без умна секретарканикой мениджър не може да мине, изход беше намерен с помощта на така наречените „кокичета“ - секретари и помощник-мениджъри, които бяха посочени като инженери или икономисти в икономическото планиране, техническите или други повече или по-малко подходящи отдели.

През 70-те години секретарската професия, както и цялата страна, преминава през период на „застой“. „Секретар от седемдесетте, като правило, може да си представим като жена на средна възраст, която е заемала тази длъжност дълго време, владее добре правилата за приемане на посетители, познава отлично характера, исканията и характеристиките на шефа си и знае как да манипулира опашката до шефа“, казва Людмила Алексеевна Кондрашова, заместник-директор на възпитателна работаКолегия на Министерството на външните работи на Русия.

Фактът, че момичетата, които не бяха млади, седяха в чакалните, очевидно се обясняваше до голяма степен с факта, че съставът на съветските лидери далеч не беше млад. Но времето направи своите корекции както в образа на шефа, така и в образа на секретарката.

В края на 80-те - началото на 90-те години, с появата на първите бизнесмени у нас, настъпва рязко „подмладяване“. Съответно един млад мениджър се нуждае от млад секретар. Л. А. Кондрашова: „И сега в професията се появява нов тип. Това е красива млада дама, която най-често се радва на покровителството на шефа си, придружавайки го на приеми и презентации (тъй като тя притежава чужди езици), който познава добре основите на етикета. Тя изпълнява много функционални задължения, понякога неприсъщи за тази професия“.

С повишаването на нивото на топ мениджърите нарастват и изискванията към професията секретар. През 90-те години, в съответствие с новите изисквания, той се променя учебен план V образователни институцииориентирани към бъдещи секретари. Въпреки това, много работещи секретари със специализирано образование отбелязват, че дори и най-новите учебни програмидалеч не изчерпва списъка от знания и умения, необходими на една съвременна секретарка.

Функционалното съдържание на задълженията на секретар и личен асистент е променено дори в сравнение с деветдесетте години и е трудно да се дефинира по някакъв начин.

Както показва статистиката, най-трудно е в това отношение за секретарите да работят в млади руски компании - те често трябва да комбинират функциите на офис секретар и помощник-мениджър (или мениджъри), често им се поверява решението за някои спешни и важни въпроси, и освен основните си отговорности, те често са принудени да поемат отговорностите на други служители. В същото време секретарите обикновено имат добри перспективи за кариера тук, както в административния сектор, така и във всяка сфера на дейност на компанията.

Съвременният секретар може да заключи, че той, подобно на предреволюционните секретари, също се нуждае от желание да подобри своето професионални познания, постоянно самообучение, бизнес административни умения, спокойствие и други бизнес качества.

Курсова работа

по дисциплина: ""

на тема: „История на развитието на секретарската служба“

Страница

Въведение 3

1. История на развитието на секретарската служба 4

1.1. Етапи на развитие на секретарската служба при Петър I 4

1.2. Етапи на развитие на секретарската служба при Екатерина II 5

1.3. Значението на секретаря в началото на 19 век 8

1.5. Секретарски статуси 11

2. Ролята на секретаря в поддържащата документация структура

Заключение 19

Списък на използваните източници 20

Въведение

Секретарската професия е много разпространена по целия свят, особено сред момичетата и младите жени, но много мъже също работят като секретарка. Популярността на тази професия в съвременна Русиясе увеличава поради прехода към пазарна икономикаи появата на маса от нови бизнес и други структури.

Без преувеличение може да се каже, че качеството и ефективността на управленския апарат до голяма степен се определят от способността на секретаря да изпълнява компетентно задълженията си и да освободи мениджъра от загуба на време за изпълнение на технически функции.

Всъщност секретарят е координиращият център на конкретно структурно звено, което на практика означава пълна осведоменост за местоположението на лицата в неговото звено, правилното водене на кореспонденция, подготовка и организиране на телефонни разговори.

Секретарската работа изисква способност за бързо превключване от един вид дейност към друга и се характеризира с широтата и разнообразието на изпълняваните функции. Съществена функциясекретар - оказване на максимално съдействие на управителя и спестяване на неговото време. Тази задача включва извършване на работа като: работа с документи, комуникационни средства и посетители; подготовка и провеждане на срещи.

Целта на тази работа е да разкрие темата, историята на развитието на секретарската служба.

За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица проблеми:

разгледайте историята на развитието на секретарската служба в Русия;
разгледайте ролята на секретаря в управленската структура на организацията;
разглеждат функциите на секретаря за документационни услуги на организацията.

1. История на развитието на секретарската служба

1.1. Етапи на развитие на секретарската служба при Петър I

Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата от държавни институции. Службата започва в ордените от 16-17 век.

Петър I извършва дълбоки трансформации на държавния апарат.

Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на управляващия Сенат - най-висшата държавна агенция със съдебни, административни и законодателни функции.

Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи на държавната политика и частни писма, адресирани до царя.

При Петър I е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“ - изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост.

През 1722 г. е приета „Таблица за ранговете“, закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или степени на чиновници. Служител, който получи ранг преди осми клас, става наследствен благородник; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртата класа по длъжност и следователно заемаха високо място в обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка.

От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на царуването на Петър I секретарят на кабинета Макаров, според историка С. М. Соловьов, е „човек без мнение, без глас, но мощен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благоволението на суверена, когато той ще докладва на Макаров."

Някои функции на секретаря на кабинета се изпълняват от различни лица при последователите на Петър I.

От 1763 г. кабинетът на Негово императорско величество е възобновен.

1.2 Етапи на развитие на секретарската служба при Екатерина II

Императрица Екатерина II имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към служителите, сред тях имаше писатели и поети, които донесоха „лек стил в служебните дела“ (Р. Г. Державин)

Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократично обслужване, през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори.

Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. През техните ръце минава и частната кореспонденция на Екатерина II.

Държавните секретари бяха членове на множество комисии за чуждестранни селища, за вълненията в Малка Русия и подготвиха проектозакона „За създаването на провинция“.

Архивите на държавните секретари са ценен исторически източник за изучаване на политиката на абсолютизма в Русия.

1.3 Значението на секретаря в началото на 19 век

Значението на секретаря в началото на 19 век се променя донякъде. Строгото регулиране на процедурата за преминаване на документи през властите изискваше строго разпределение на отговорностите между длъжностните лица на всички нива на управление. Всеки случай се разглеждаше от гледна точка на важността на засегнатите въпроси, наличието на спешни и секретни резолюции на висши служители.

Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система.

В съответствие с „Общото устройство на министерствата“ много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри, директори на отдели.

Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Подготовката на документите през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите.

Описание на работата

Целта на тази работа е да разкрие темата, историята на развитието на секретарската служба.
За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица проблеми:
разгледайте историята на развитието на секретарската служба в Русия;
разгледайте ролята на секретаря в управленската структура на организацията;
разглеждат функциите на секретаря за документационни услуги на организацията.

Въведение 3
1. История на развитието на секретарската служба 4
1.1. Етапи на развитие на секретарската служба при Петър I 4
1.2. Етапи на развитие на секретарската служба при Екатерина II 5
1.3. Значението на секретаря в началото на 19 век 8
1.4. Октомврийска революция от 1917 г. 9
1.5. Секретарски статуси 11
2. Ролята на секретаря в структурата на документацията
управление. Категории секретари 13
Заключение 19
Списък на използваните източници 20