Олга Енговатова
Съвет към секретаря
Въведение
Секретарят е първият човек, който посетителят среща при пристигането си във фирма, институция, организация или предприятие. Изглежда, че представлява компанията. Чрез него се приемат посетители и се провеждат телефонни разговори. Ето защо секретарят трябва много добре да познава фирмата си, нейната история: кога е създадена, сменяла ли е името си, с какво се занимава, променял ли се е профилът й, каква е структурата й днес.
В допълнение към историята, секретарят (референтният секретар) трябва да познава добре всички области на дейността на компанията, какви видове работа извършва, какви услуги предоставя и съответно какви структурни звена(работници) изпълняват специфични функции. Ако току-що сте започнали работа, посветете първите няколко дни на този въпрос, тъй като секретарят е връзката както между ръководството и посетителите, така и между служителите на компанията. Секретарят е този, който трябва да насочи посетителя към съответния отдел, към служителя, който се занимава с въпроси от интерес за посетителя. Той също така свързва обаждащия се със служителя, от който се нуждае. Накрая, анализирайки получената кореспонденция, секретарят определя пътя за по-нататъшното й движение - на кого да бъде прехвърлена. Следователно, когато определя посоките на движение на документи, посетители, телефонни разговори, секретарят (секретар-помощник) трябва отлично да познава структурата на компанията, всички области на нейната дейност и разпределението на отговорностите между служителите, особено ръководството.
Секретарят (помощник-секретар) на особено малка фирма е длъжен да познава всички длъжностни лицане само по фамилия, но и по име и бащино име.
Основният организационно-правен документ на секретаря (секретар-референт) е длъжностната характеристика, на която той разчита в работата си. Инструкциите определят мястото на секретаря в управленската структура, неговата подчиненост, функции и отговорности, права и отговорности. Секретарят трябва да изпълнява целия набор от задължения, които са записани в длъжностната характеристика. Но много често във фирмата все още няма длъжностни характеристики. След това трябва внимателно да разработите този документ сами, като не забравяте, че това е длъжностната характеристика, на която секретарят разчита в отношенията си със служителите. Описание на работатаОсвен това ще ви помогне да се предпазите от извършване на функции, които не са типични за секретарка.
Условно работата на всеки секретар може да бъде разделена на две части:
1) работа с документи (информационни и документационни услуги);
2) организационна работа (в литературата обикновено се нарича недокументирана служба). Този вид дейност обикновено включва организиране на срещи, приемане на посетители, телефонни разговори, командировки и др.
От първия ден трябва да се стремите да завършите всяка възложена работа. по най-добрия начин. За да знаете как да го изпълните и какви изисквания са му наложени, трябва да имате GOSTs и нормативни и методически документи за деловодството, разработени от Федералната архивна служба на Русия. Трябва постоянно да ги разглеждате, когато не сте сигурни в точността на знанията си.
Както се вижда от самото име на GOST, той определя цялата процедура за изготвяне на официални документи и нейните изисквания; самият секретар трябва не само да спазва стриктно, но и да не допуска документи, изпратени от компанията, които са в нарушение на този стандарт. Този стандарт винаги трябва да е в очите ви, докато не научите всички изисквания за дизайна на всеки реквизит.
Секретарят организира целия натоварен работен ден на мениджъра, коригира плановете, напомня за важни срещи, необходими обаждания, събития, изготвя график на посещения, събития и приемане на посетители, защитава и защитава мениджъра от нежелано, досадно, време- загуба на посетители, които могат да бъдат не само клиенти, но и служители на компанията. За самия секретар е много важно да не се превръща в толкова скучен и досаден субект за шефа си, да не го дразни, да не го разсейва за дреболии. Следователно психологическата съвместимост на шефа и секретаря е един от най-важните аспекти на успешното сътрудничество.
Пътят към професионализма е труден и за да станете професионалист, трябва непрекъснато да учите и работите върху себе си, своя имидж. В тази книга ще се опитаме да разгледаме основните области на работа на такава многостранна професия като секретар. Надяваме се, че съветите, които ще намерите на страниците на тази книга, ще ви помогнат в работата и в общуването с хората.
Секретарска работа, кратка историческа справка
Да забравим за момент Генералния секретар на ООН, многобройните научни секретари на високопочитани академии и други обитатели на високите етажи на властта, наречени секретари. Това е от друга област. Ще говорим за „секретарския ранг“, създаден през 1720 г. от Петър Велики. Според Общия правилник, приет от царя-реформатор, който постави началото на руското деловодство, това беше името на длъжностното лице, на което бяха възложени широк спектър от отговорности в областта, използвайки съвременната терминология, на документацията за управление. Надарен със значително доверие, той трябваше да изпълни своя дълг без „закъснения и неясноти в бизнеса“. Днес „секретарският ранг” у нас преживява прераждане. Това е продиктувано от навлизането на руската икономика в пазарни отношения и широкото използване в бизнеса висока технология. Делът на отговорността на секретарския служител в новите условия се увеличи значително и нивото на неговата значимост в ежедневните дейности на компанията се повиши. Успехът на компанията и състоянието на фирмата до голяма степен зависят от неговата професионална подготовка, опит и отношение към бизнеса. психологически климатотбор. За съжаление, де факто официалният статут на секретаря в много руски компании не съответства на увеличения обем на извършената работа. Неоправдано се омаловажава неговата роля, правен и финансов статус. Доста често има неадекватно отношение към секретарските работници от страна на мениджърите, които гледат на тази позиция през призмата на остарели стереотипи. Това се изразява в подценяване на значението на секретаря и неговото място в цялостния производствен процес в пазарни условия и свободна конкуренция. За разлика от развитите капиталистически страни, задълженията и правата на секретарския служител, който понякога се нарича секретар-асистент или офис мениджър, по същество не са ясно дефинирани и до днес. Самият секретариатски отдел остава фрагментиран. Секретарките не са обединени професионално. Те нямат национални организации, с които управляващите и работодателите да се съобразяват и да са готови да защитават интересите им и да се грижат за тяхното професионално образование и кариерно израстване.
Американците смятат, че основата за укрепване на служебното положение и успешната му работа се крие в синтеза на две качества: усърдие и инициативност. Пътят към постигане на върховете на кариерно израстване и получаване на прилично ниво на основно образование започва. В съвременната епоха на електрониката това задължително включва овладяване на основите информационни технологии, управление и икономика, право, бизнес етика, чужди езици. Но можете да станете пълноправен секретар само ако натрупате определен опит и трудов стаж.
Относно длъжността секретар у нас при модерен етап, след това в Указател за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители, утвърдени с решение на Министерството на труда и социално развитие Руска федерация 21 август 1998 г. № 37 (с допълнителни допълнения и промени), дава се с допълненията: секретар-стенограф, секретар-машинописец, секретар на незрящ специалист, секретар на управител, академичен секретар. Вече изброяването на секретарските длъжности, дадено в Указателя на квалификациите, показва, че понятието „секретар” е доста сложно и наистина има много степени – от научен секретар до секретар машинописка. Следователно има голямо разнообразие от функции, изпълнявани от секретарите, набор от отговорности и права и различни изисквания за образование, трудов опит и умения.
Позицията изпълнителен секретар изисква ст професионално образование, а длъжността секретар-машинописка е „начално професионално образование или средно общо образованиеИ специално обучениепо утвърдената програма“.
В речниците думата „секретар“ се определя като „лице, което отговаря за деловата кореспонденция на физическо лице или институция, както и за деловодството“, а в речника на С. И. Ожегов - „служител, отговарящ за бизнес кореспонденция, текущи дела на лице или институция " Така дефинициите подчертават, че секретарят може да обслужва както индивид (управител), така и институция.
В тази книга нямаме за цел да диференцираме функционалните отговорности на секретарите на различни нива и в предприятия с различна големина и сфера на дейност. В него даваме съвети за секретарки, които искат да повишат професионалното си ниво и да станат специалисти в своята област.
Свързана информация.
1. Етапи на развитие секретарско обслужванепри Петър 1. Вековният опит на руската държавност формира апарата на гражданските служители, в който секретарите не са на последно място. Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата правителствени агенции. Службата започва в ордените от 16-17 век. Документирането на управленските функции винаги е било придружено от много действия, които от съвременна гледна точка могат да бъдат класифицирани като чисто секретарски. Дълбоки трансформации на държавния апарат са извършени от Петър 1. Административната реформа започва със създаването на Близката канцелария, предшественик на правителствения Сенат - най-висшата държавна институция със съдебни, административни и законодателни функции. Около царя се формира сплотена група от сътрудници (П. Гордън, Ф. Лефорт, Дж. Брус, А. М. Головин, А. Д. Меншиков, братята Апраксини), до тях растат младите издънки на служебната бюрокрация, където играят секретари една от главните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки „теглиха количка“ от ежедневна скучна работа с текущи дела. Секретарят на кабинета докладва на царя най-важните документи на държавната политика и частни писма, адресирани до царя. Основният законодателен акт, приет през 1720 г., е „Общият правилник“, който установява реда за разглеждане на делата и функциите на длъжностните лица, включително секретари. Секретарят на съвета докладваше делата за изслушване, водеше протоколи за „върхови“ и „невърхови“ дела и съхраняваше печата на съвета (офиса). Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „Относно секретарската администрация“. За първи път е записано изискване за учтивост на секретарката. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря. Секретарят дойде на работа по-рано от другите членове на борда, „мързелът и надзорът“ бяха наказани с глоби, по-сериозните нарушения бяха наказани още по-строго, до „лишаване от стомаха и вещите“. При Петър 1 е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“ - изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост. През 1722 г. е приета „Таблица за ранговете“, закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или степени на чиновници. Служител, който получи ранг преди осми клас, става наследствен благородник; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртия клас по длъжност и следователно бяха заети високо мястов обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка. От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на управлението на Петър 1 секретарят на кабинета Макаров, според историка С. М. Соловьов, е „човек без мнение, без глас, но мощен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благоволението на суверена, когато той ще докладва на Макаров. Функциите му не са много ясни. В службата са получени доклади от дипломатически представители. Вносителите на петициите представляваха специална група от кабинетни дела. След смъртта на Петър 1 кабинетът е премахнат. Бяха изпълнявани някои функции на секретар на кабинета различни лица, при последователите на Петър 1. От 1763 г. кабинетът на Негово императорско величество е възроден. 2. Етапи на развитие на секретарската служба при Екатерина 2. Императрица Екатерина 2 имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към длъжностните лица, сред тях имаше писатели, поети, които донесоха „лек стил в чиновническите дела“ (Р. Г. Державин) От 1763 г. беше въведена длъжността на държавни секретари, чието основно задължение беше да „приемат молби за най-висшето Име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство. Според „Табелта за ранговете“ те принадлежаха към четвърта категория с обръщение „Ваше превъзходителство“, имаха високи заплати, еднократни плащания, персонални пенсии и бяха наградени с ордени, медали и значки. Кабинетът разполагаше с големи финансови ресурси, които бяха използвани за изграждане на имоти, дворци, граждански сгради, затвори и т.н. на името на императрицата. Извадките се съхраняват от държавния секретар и копия се дават на вносителя на петицията. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петиции. Подаваха се лично в офиса, по-често по пощата. Понякога смели сановници („под прикритие“) - с подпис („в собствените си ръце“), често заедно с препоръчителни писма. Повечето от петициите бяха прехвърлени на държавния секретар в Сената „за разрешаване съгласно законите“. Много въпроси, изложени в петиции, адресирани до най-високото име, бяха разрешени извън ред, в зависимост от покровителството на благородни личности. Скоростта на разглеждане на въпроса често зависи от самоличността на подателя. Има резолюция от Екатерина 2 на молбите на шведския посланик: „Не се колебайте, според нашия руски обичай, както в старите времена, така че непознати да не знаят.“ Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократично обслужване; видна държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори. Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Имаше и младежи от знатни семейства за „куриерски пратки до чужди земи“. В Русия техните функции бяха да проверяват фактите, посочени в петициите. Класовият състав на молителите е благородството, чуждестранните посланици и търговците. Селяните са били заточени в Сибир за оплаквания срещу техните земевладелци. Два пъти седмично в осем сутринта Екатерина II имаше аудиенция с държавни секретари. Личната кореспонденция на Екатерина 2 също минава през ръцете им. Държавните секретари бяха членове на многобройни комисии по чуждестранните селища, по вълненията в Малка Русия и по подготовката на проектозакона „За създаването на провинцията“. Архив на държавните секретари – ценен исторически изворза изследване на политиката на абсолютизма в Русия. В органите на местното самоуправление секретарите играят основна роля в присъствието, за всеки получен казус секретарите съставят бележки, по които се вземат решения. В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват. („Кабинет или търговски секретар“ от И. Соколски). Наред със законовите норми те включваха елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет. Реорганизацията на централния апарат и създаването на министерства отговарят на интересите на руската монархия от 19 век. Йерархичният принцип все повече прониква в системата от органи на управление. Това се проявява в организацията на държавната служба въз основа на „Таблицата на ранговете“ на Петър и въз основа на „Правилника за министерствата“. „Създаването на министерствата“ от 1811 г. стриктно установява структурата на министерствата и „начина на водене на делата“. Министерствата бяха представени от отдели, съвет на министъра, общото присъствие на отдели и служби. 3. Значението на секретар в началото на 19 век. Значението на секретар в началото на 19 век се променя донякъде. Строгото регулиране на процедурата за преминаване на документи през властите изискваше строго разпределение на отговорностите между длъжностните лица на всички нива на управление. Всеки случай беше разгледан от гледна точка на важността на засегнатите въпроси, наличието на решения висши служители, прибързано и тайно. Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система. В съответствие със " Общо установяванеминистерства“, много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри и директори на отдели. Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове на провинциалните представителства. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар. Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Изготвянето на документи през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите. Освен това „одитът на делата“ възложи на секретарите допълнителни отговорности за наблюдение на изпълнението на документите. 19-ти век се различава малко от 18-ти по отношение на издигането на секретари на високи длъжности.Блестящият руски реформатор М. М. Сперански направи блестяща кариера, преминавайки за четири години от домашен секретар на знатен благородник до виден сановник на Русия Империя. Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната канцеларска работа; те обслужваха временната бюрокрация срещу малка заплата. През втората половина на 19 век новите управленски структури (банки, тръстове, синдикати, специални надзорни органи, комитети, комисии, съвети) изискват участието на голямо числодлъжностни лица, включително секретари. През 1868 г. в Харков са създадени специални курсове за обучение на секретари. Появява се технология, която опростява работата: размножителни машини, пишещи машини, стенография. През 1884 г. са публикувани специални списания - „Бюлетин на канцелариите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др. Страхотно мястоВ организацията на секретарската служба в продължение на много години са заети въпроси на официалния етикет, отношенията с шефа и изкуството да се овладеят добрите маниери. Науката за изучаване на герои и адаптиране към тях не беше дадена на всеки. Тонът на взаимоотношенията, стилът на работа и живот се определяха от условията, създадени във всяка конкретна институция, размера на заплатите и самия дух на времето. Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на техния ранг; когато подадоха оставка, те си тръгнаха с униформа и пенсия. За първи път официален етикет униформи наруши М. М. Сперански, като се появи на прием при главния прокурор във френски кафтан и къдрици. 4. Октомврийска революция от 1917 г. Октомврийската революция от 1917 г. е придружена от публикуването на множество укази, призиви и инструкции за необходимостта от „идентифициране на лица, желаещи да работят като счетоводители, писари, секретари-машинописци и куриерски служители в революционни организации“. Със специален указ гражданските чинове бяха премахнати, така наречените „бивши“ започнаха да се обръщат един към друг - не „господин“ или „Ваша чест“, а скромно, по съветски, „другарю“. В съветските институции се разработва система от изисквания към ръководителите и секретарите. Секретарки на В. И. Ленин бяха образовани дами от „най-високите“: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, възпитаници на Висшите женски курсове в Санкт Петербург. Работният ден на секретарите на държавните ръководители, народните комисари, председателя и заместниците на ВЦК беше изключително натоварен. Заповедите следваха една след друга. Веднага след като изпълниха задачите си, се приближи нова вълна. Революционният ред формира секретарския характер: сдържаност, аскетизъм, безупречна преданост към идеята и нейното въплъщение в лицето на непосредствения началник. Движението за научна организация на труда през 20-те и 30-те години направи много за улесняване на секретарската работа. Разработени са правила за работа с документи и е закупена офис техника в чужбина. През 1932 г. секретарите са разделени на две групи с неравен престиж и заплащане. Някои се наричаха асистенти и асистенти, а други секретари-машинописци. Отношението към секретарската работа се промени значително през 60-те години на гребена на нова вълна на движението НЕ, повишено внимание от страна на властите към управлението и работата с документи. През 60-те години е създадена нормативна и методическа база за деловодството. Престижът на една от най-често срещаните професии се променя и авторитетът на една от най-често срещаните професии се увеличава с координирането на обучението на секретари в Русия и Международната асоциация на професионалните секретари. 5. Статуси на секретари. Говорейки за статута на държавните секретари, не може да не си припомним държавните секретари, главните секретари и държавните секретари. Разбира се, това беше най-високото ниво на социална и класова йерархия. С образуването на Държавния съвет през 1810 г. в Държавната канцелария работят държавният секретар и държавният секретар. Държавният секретар и държавните секретари, отговарящи за делата на всеки от четирите отдела на Съвета, подготвиха справки за доклада пред отдела и общото събрание. Държавният секретар отговаряше за точността на информацията, предлагана на Съветите, яснотата на представянето им и подготовката на всички документи. От него зависеше и редът за разглеждане на документи, изготвянето на дневници, изготвянето на мемориални доклади и докладът до царя. Влиянието и дори известна власт на държавния секретар се доказва от изявлението на министъра на вътрешните работи П. А. Валуев, който пише: „Членовете на Държавния съвет са нищо, председателят е нещо, държавният секретар е всичко.“ През втората половина на 19 век държавният секретар продължава да ръководи канцеларията, а персоналът на държавната канцелария все още включва държавни секретари, ръководители на канцеларията на един от отделите на Държавния съвет. Що се отнася до държавните секретари и най-вече до историческото проявление на тази длъжност, можем само да кажем, че тя датира от втората половина на 19 век, когато държавните секретари - особено доверени представители на Екатерина 2 - извършват нейните лични секретарски задачи, както и работа с петиции. Важна привилегия на държавния секретар беше правото лично да докладва на царя и да съобщава устните заповеди на императора. По-нататък за статусите на секретарите високо ниво, не може да не споменем главните секретари в персонала на офиса на отделите на Управителния сенат. Позицията на главен секретар на Сената беше успешно запазена, без да се променя нито статута, нито официалните му отговорности: старши секретар, изпълняващ контролни функции. 6. Писменни книги - сборници с образци на документи. Обобщавайки, заслужава да се отбележи, че длъжността секретар в царска Русия на всички нива на класовата и служебната йерархия се оценяваше доста високо и беше доста често срещана (както и сега). Използвайки опита, натрупан по-рано, съвременните секретари трябва да помислят за какво важно Тяхната работа е част от цялостната система за управление на една фирма, предприятие или компания. Връщайки се към първоначалната тема на нашите дискусии, а именно книгите с писма, публикувани в края на 18 - началото на 19 век, трябва да се отбележи, че деловодството винаги е имало своите източници „в закона и обичая“: най-доброто от това, което е разработено от обичая, става закон, а законът от своя страна повлия на обичая. Практически не е проучен мощен слой от литература за деловодство, представляваща различни видове колекции от примерни документи, пряко насочени към регулиране на състава на документите, тяхната форма и съдържание и като цяло процесите на документиране. Как са обозначени колекциите от примерни документи, публикувани в края на 18-ти и началото на 20-ти век? Използвани са различни термини: “писар”, “главен писар”, “писар”, “секретар-писар”, “главен секретар”, “секретар на кабинет” и др. Най-широко използваният термин е „буквена книга“, което означава колекция от примерни писма с различно съдържание, включително бизнес. Писмените книги включват примерни документи с кратки или подробни указания за съставяне и писане на различни видове писма, които определят видовете писма, определят изискванията към формулировката на писмата, тяхната форма и структурата на текста. По правило тези колекции съдържаха образци от лични писма от неофициален характер. Образци на търговски писма, включително менителници, и различни видове документи, предназначени за представяне в държавни служби: договори, паспорти, „верителни писма“. Те подчертават важни аспекти, които са от съществено значение при писането на „доклади“. На първо място, това е тон. Тонът е уважителен към по-възрастните и влиятелните хора, хумористичен към равните и любезен към по-низшите. Игривата игривост е разрешена само в приятелска кореспонденция. В деловите документи не може да става дума за тон. Ръка за ръка с тона, отбелязват авторите на писмата, върви благоприличието или крайната степен на благоразумие да не се прекрачват границите на учтивостта и да не се навлиза в дивата мазност и двусмисленост, присъщи на натурите, разглезени от вратарство и лоши маниери. Изискванията към почерка бяха доста високи: той трябваше да бъде ясен, чист и красив. Авторите на буквената книга съветват внимателно да подбираме цвета на хартията, който може да бъде син, оранжев, светлобежов и др., за да не бъдете упрекнати в липса на вкус. Те смятат така нареченото „мляко“ за най-подходящо, тъй като в него виждат „цялата чистота на бялото, омекотена от деликатен нюанс и следователно лесна за очите“. За актове, сделки и петиции обикновено се използва печатна хартия с изкуствени печати и изображение на държавния герб. Някои документи бяха разрешени да бъдат написани на обикновена хартия с обикновен размер. Писмата се изпращаха в пликове, а пликовете се запечатваха с вафли или восък: първо се запечатваха само бележки и рядко писма, всичко останало се запечатваше с восък. Вафлите бяха многоцветни, докато восъкът беше предимно червен. Тъй като беше в траур, той запечата писмото само с черен восък. Заключение Обобщавайки, можем да кажем, че държавните секретари в предреволюционна Русия са били образовани и компетентни хора с развито чувство за дълг и отговорност. Познавайки законите, проактивни и заинтересовани, те освен всичко друго бяха и гъвкави и дипломатични, опитвайки се да се възползват от всяка възможност, за да използват натрупаните знания и опит в полза на държавата. Съвременният секретар може да заключи, че той, подобно на предреволюционните секретари, също се нуждае от желание да подобри своето професионални познания, постоянно самообучение, бизнес административни умения, хладнокръвие, както и вечни качества като почтеност, честност и отговорност към извършената работа. Списък на използваната литература: 1. Списание „Секретарски бизнес” № 1, М., 1997 г. 2. Списание „Секретарски бизнес” № 2, М., 1997 г. 3. Списание „Секретарски бизнес” № 3, М., 1997 г. 4. Списание „Секретарски дела” № 4, М., 1997 г. 5. Половцов А. А. „Дневник на държавния секретар А. А. Половцов в 2 тома, М., 1996 г.
Вековният опит на руската държавност формира апарата на гражданските служители, в който секретарите не заемат последно място.
Невъзможно е да се разберат характеристиките на работата на днешния секретар, без да се вземе предвид нейният произход, който е свързан с развитието на системата от държавни институции. Документирането на управленските функции винаги е било придружено от много действия, които от съвременна гледна точка могат да бъдат класифицирани като чисто секретарски.
Историята на секретарската дейност днес се изучава активно от специалисти като T.V. Виноградова, А.Ю. Конкова, М.И. Додонова и др.
Петър 1 извършва дълбоки трансформации на държавния апарат.
Около Петър 1 се формира сплотена група от сътрудници (П. Гордън, Ф. Лефорт, Дж. Брус, А. М. Головин, А. Д. Меншиков, братя Апраксин) и израства младо поколение бюрократи на службата, където секретарите играят един от главните роли. Канцеларията на Сената се ръководеше от главния секретар. Обикновените секретарки „теглиха количка“ от ежедневна скучна работа с текущи дела.
Секретарят на кабинета докладва най-важните документи на царя публична политикаи частни писма, адресирани до суверена.
Основният законодателен акт, приет през 1720 г., е „Общият правилник“, който установява реда за разглеждане на делата и функциите на длъжностните лица, включително секретари. Секретарят на съвета докладваше делата за изслушване, водеше протоколи за „върхови“ и „невърхови“ дела и съхраняваше печата на съвета (офиса).
Глава 29 от „Общите разпоредби“ се нарича „Относно секретарската администрация“. За първи път е записано изискване за учтивост на секретарката. Безопасността на документите също е „грижа“ на секретаря.
Секретарят дойде на работа по-рано от другите членове на борда, „мързелът и надзорът“ бяха наказани с глоби, по-сериозните нарушения бяха наказани още по-строго, до „лишаване от стомаха и вещите“. При Петър 1 е съставен моралният кодекс „Честно огледало на младостта“ - изисквания за секретар: дружелюбие, смирение и учтивост.
През 1722 г. е приета „Таблица за ранговете“, закон, според който службата е разделена на гражданска и военна. „Таблицата“ се състоеше от 14 класа или степени на чиновници. Служител, който получи ранг преди осми клас, става наследствен благородник; от девети до четиринадесети клас се дава само лично благородство. Секретарите принадлежаха към четвъртата класа по длъжност и следователно заемаха високо място в обслужващата бюрокрация. Гражданският колегиален секретар съответства на военната длъжност на командира на полка.
От 1704 г. най-важните държавни функции се изпълняват от кабинета и личната канцелария на царя. По време на управлението на Петър I секретарят на кабинета Макаров, според историка С.М. Соловьов, беше „човек без мнение, без глас, но силен в близостта си до суверена, всички благородници се обръщат към него с уважение, разчитайки на благоволението на суверена, когато Макаров му докладва“.
Функциите му не са много ясни. В службата са получени доклади от дипломатически представители. Вносителите на петициите представляваха специална група от кабинетни дела. След смъртта на Петър 1 кабинетът е премахнат.
Някои функции на секретаря на кабинета се изпълняват от различни лица при последователите на Петър 1.
От 1763 г. кабинетът на Негово императорско величество е възобновен.
Императрица Екатерина 2 имаше много доверени лица като секретари на кабинета: Безбородко, Елагин, Теплов. Всички те бяха талантливи хора: в допълнение към служителите, сред тях имаше писатели и поети, които донесоха „лек стил в служебните дела“ (Р. Г. Державин).
От 1763 г. е въведена длъжността държавни секретари, чието основно задължение е да „получават петиции от най-високо име“. Назначенията на тази позиция се основават на препоръчителни писма и високо покровителство.
Според „Табелта за ранговете“ те принадлежаха към четвърта категория с обръщение „Ваше превъзходителство“, имаха високи заплати, еднократни плащания, персонални пенсии и бяха наградени с ордени, медали и значки. Кабинетът разполагаше с големи финансови ресурси, които бяха използвани за изграждане на имоти, дворци, граждански сгради, затвори и т.н. на името на императрицата. Извадките се съхраняват от държавния секретар и копия се дават на вносителя на петицията. Работата с петициите беше регламентирана с инструкции, които определяха ясна процедура за работа с петиции. Подаваха се лично в офиса, по-често по пощата. Понякога смели сановници („под прикритие“) - с подпис („в собствените си ръце“), често заедно с препоръчителни писма. Повечето от петициите бяха прехвърлени на държавния секретар в Сената „за разрешаване съгласно законите“.
Много въпроси, изложени в петиции, адресирани до най-високото име, бяха разрешени извън ред, в зависимост от покровителството на благородни личности. Скоростта на разглеждане на въпроса често зависи от самоличността на подателя. Има резолюция от Екатерина 2 на молбите на шведския посланик: „Не се колебайте, според нашия руски обичай, както в старите времена, така че непознати да не знаят.“
Кабинетът на държавните секретари беше добра школа за бюрократично обслужване, през него преминаха видни държавници. Впоследствие мнозина стават сенатори.
Кабинетът на всеки държавен секретар беше автономен. В състава имаше още две-три секретарки. Това бяха образовани хора, знаеха езици, бяха умни и умееха да схващат същината на въпроса. Имаше и младежи от знатни семейства за „куриерски пратки до чужди земи“. В Русия техните функции бяха да проверяват фактите, посочени в петициите. Класовият състав на молителите е благородството, чуждестранните посланици и търговците.
В органите на местното самоуправление секретарите играят основна роля в присъствието, за всеки получен казус секретарите съставят бележки, по които се вземат решения.
В края на 18 век има ръководства за съставяне на документи, които секретарите използват („Кабинет или търговски секретар“ от И. Соколски). Наред със законовите норми те включваха елементи от правоотношенията между служителя и държавата, бизнес и „паркетен” етикет.
Реорганизацията на централния апарат и създаването на министерства отговарят на интересите на руската монархия от 19 век.
Йерархичният принцип все повече прониква в системата от органи на управление. Това се проявява в организацията на държавната служба въз основа на „Таблицата на ранговете“ на Петър и въз основа на „Правилника за министерствата“.
„Създаването на министерствата“ от 1811 г. стриктно установява структурата на министерствата и „начина на водене на делата“. Министерствата бяха представени от отдели, съвет на министъра, общото присъствие на отдели и служби.
Значението на секретар в началото на 19 век се променя донякъде. Строгото регулиране на процедурата за преминаване на документи през властите изискваше строго разпределение на отговорностите между длъжностните лица на всички нива на управление. Всеки случай се разглеждаше от гледна точка на важността на засегнатите въпроси, наличието на спешни и секретни резолюции на висши служители. Всеки брой отговаряше на длъжностно лице, заемащо определено ниво в държавната система.
В съответствие с „Общото устройство на министерствата“ много от функциите на секретаря се изпълняваха съответно от колеги министри, директори на отдели.
Функциите на секретарите са доста ясно видими във ведомствените клонове на провинциалните представителства. Освен това в офисите имаше три нива на секретарско обслужване: главен секретар, секретар, помощник-секретар.
Работата на секретарите беше регламентирана от инструкции, съдържащи списък от отговорности за работа с документи. Изготвянето на документи през 19 век преминава през етап на строга регламентация: съставът на информацията, последователността на представяне на въпроси, резюмета, което улеснява работата на секретарите.
Освен това „одитът на делата“ възложи на секретарите допълнителни отговорности за наблюдение на изпълнението на документите.
19-ти век се различава малко от 18-ти по отношение на издигането на секретари на високи позиции.
Блестящият руски реформатор М. М. Сперански прави блестяща кариера, преминавайки за четири години от домашен секретар на знатен благородник до виден сановник на Руската империя.
Обикновените секретари на канцеларията поеха основната тежест на огромната канцеларска работа; те обслужваха временната бюрокрация срещу малка заплата.
През втората половина на 19 век новите управленски структури (банки, тръстове, синдикати, специални надзорни органи, комитети, комисии, съвети) изискват участието на голям брой служители, включително секретари, в държавната служба. През 1868 г. в Харков са създадени специални курсове за обучение на секретари. Появява се технология, която опростява работата: размножителни машини, пишещи машини, стенография.
През 1884 г. са публикувани специални списания - „Бюлетин на канцелариите и офисите“, „Бюлетин на чиновника“ и др.
В продължение на много години въпросите на официалния етикет, отношенията с шефа и изкуството за овладяване на добрите маниери заемат голямо място в организацията на секретарската служба. Науката за изучаване на герои и адаптиране към тях не беше дадена на всеки. Тонът на взаимоотношенията, стилът на работа и живот се определяха от условията, създадени във всяка конкретна институция, размера на заплатите и самия дух на времето.
Обикновено секретарите носеха униформа, съответстваща на техния ранг; когато подадоха оставка, те си тръгнаха с униформа и пенсия. За първи път М. М. наруши официалния етикет за униформа. Сперански, който се появява на прием при главния прокурор във френски кафтан и къдрици.
Както виждаме, длъжността секретар на царска Русия - на всички нива на класовата и служебната йерархия - се оценяваше доста високо и беше доста често срещана.
Октомврийската революция от 1917 г. е придружена от публикуването на множество укази, призиви и инструкции за необходимостта от „идентифициране на лица, желаещи да работят като счетоводители, писари, секретари-машинописци и куриерски служители в революционни организации“.
Със специален указ гражданските чинове бяха премахнати, така наречените „бивши“ започнаха да се обръщат един към друг - не „господин“ или „Ваша чест“, а скромно, по съветски, „другарю“.
В съветските институции се разработва система от изисквания към ръководителите и секретарите.
Секретарите V.I. Ленин са били образовани дами от „най-високите”: Е.В. Стасова, Л.А. Фотиева, завършила Висшите женски курсове в Санкт Петербург.
Работният ден на секретарите на държавните ръководители, народните комисари, председателя и заместниците на ВЦК беше изключително натоварен.
Заповедите следваха една след друга. Веднага след като изпълниха задачите си, се приближи нова вълна. Революционният ред формира секретарския характер: сдържаност, аскетизъм, безупречна преданост към идеята и нейното въплъщение в лицето на непосредствения началник.
Движението за научна организация на труда през 20-те и 30-те години направи много за улесняване на секретарската работа. Разработени са правила за работа с документи и е закупена офис техника в чужбина.
През 1932 г. секретарите са разделени на две групи с неравен престиж и заплащане. Някои се наричаха асистенти и асистенти, а други секретари-машинописци.
Отношението към секретарската работа се промени значително през 60-те години на гребена на нова вълна на движението на Товски, повишено внимание от страна на властите към управлението и работата с документи.
През 60-те години е създадена нормативна и методическа база за деловодството. Престижът на една от най-често срещаните професии се променя и авторитетът на една от най-често срещаните професии се увеличава с координирането на обучението на секретари в Русия и Международната асоциация на професионалните секретари.
Обобщавайки, можем да кажем, че държавните секретари в предреволюционна Русия са били образовани и компетентни хора с развито чувство за дълг и отговорност. Познавайки законите, проактивни и заинтересовани, те освен всичко друго бяха и гъвкави и дипломатични, опитвайки се да се възползват от всяка възможност, за да използват натрупаните знания и опит в полза на държавата.
Съвременният секретар може да заключи, че подобно на предреволюционните секретари, той също се нуждае от желание за усъвършенстване на професионалните си знания, постоянно самообразование, умения за управление на бизнеса, спокойствие, както и вечни качества като благоприличие, честност и отговорност към работата. изпълнени.
секретар на държавната служба
Развитието на писмеността в Русия през X-XI век. постепенно доведе до доста широко разпространение на грамотността. Съдейки по хрониките, в Древна РусИмаше училища, в които децата се учеха да четат и пишат. През 11 век в страната се появяват библиотеки. В катедралите и манастирите, както и в княжеските дворове, бяха въведени длъжностите на чиновници, чиито задължения включваха записване на заповеди или инструкции на княжески лица или духовни йерарси, пренаписване на древни хроники или чуждоезични исторически разкази.
В началото на 12в. монахът на Киево-Печерския манастир Нестор съставил най-големия хроникаДревна Рус, известна като "Приказката за отминалите години". По време на феодалната разпокъсаност писането на хроники се извършва в много градове на Русия.
От края на 15 век се появяват първите ордени - органи на княжеската власт, отговарящи за различни държавни дела. През XV-XVIIIв. Административното деловодство беше оформено в стройна система, която позволи централизиране на управлението на страната.
Постепенно, при спазване на изискванията на държавната дисциплина, се установява единна процедура за обработка и предаване на различни документи. Укрепване руска държавав средата и втората половина на 16 век. доведе до увеличаване на административната бюрокрация и разширяване на документооборота в страната.
Броят на поръчките през 16 век. достига 22, а административната бюрокрация се превръща във влиятелна класа. През 17 век общ бройпоръчките достигнаха 80. Подредената бюрокрация (чиновници на Думата, чиновници и чиновници) контролираше много сфери от живота на страната.
При цар Фьодор Алексеевич (1676-1682) орденската система претърпя реформи: имаше по-малко ордени и техните функции бяха по-ясно разделени. Централизираната бюрократична система постепенно подготви прехода към абсолютна монархия.
При Петър I е организиран най-висшият управленски орган - Сенатът, който включва благородници, назначени от царя. Сенатът упражнявал контрол върху централната и местната администрация, разработвал закони, регулирал данъци и такси и др. След това през 1718 г. вместо старите ордени са създадени 12 колегии, всяка от които отговаря за определен клон на публичната администрация.
На 27 февруари 1720 г. е публикуван набор от правила за организацията на държавните институции, наречен Общ правилник. Той определи структурата, задачите, функциите и начина на работа на съветите. Този документ, подписан от Петър Велики, съдържа глава за структурата и функциите на офиса, както и раздел за секретарския ранг.
Така с приемането на държавните разпоредби в Русия официално се появиха офиси и секретарски длъжности. Ето защо 27 февруари 1720 г. се нарича датата на раждане на секретарската длъжност в Русия. За някои документи (дипломи, патенти) са създадени общи формуляри, т.е. образци, по които да бъдат съставени.
Службите обикновено включват секретари, както и преписвачи, писари, регистратори, актюери, фискали, архивисти и др.
През 1722 г. класовите права и привилегии на благородството са залегнали в „Таблицата на ранговете“. Благородниците били разделени на 14 „ранга“ (според положението им в правителството или военната служба). Независимо от това, колегиалната офис работа несъмнено беше по-прогресивна в сравнение с подредената офис работа. Появиха се стройни регистрационни системи, които се водеха в специални дневници.
През този период се полагат основите за организиране на счетоводството и съхраняването на документите. За първи път се появяват отдели за съхранение на документи, наречени архиви.
IN началото на XIX V. В резултат на поредната правителствена реформа в страната се установи т. нар. изпълнително деловодство. Държавният съвет става висш законодателен орган (1810 г.). Малко по-рано (1802 г.), вместо колежи, са създадени 8 министерства (по-късно броят им се увеличава).
Министерствата имаха сложна многостепенна структура: те се състояха от отдели, които бяха разделени на отдели, а отделите - на бюра. Министърът беше едноличен командир, а служителите на министерството бяха изпълнители на неговите инструкции.
В резултат на въвеждането на министерската система имаше по-ясно разграничаване на компетентността на изпълнителната власт.
За официална кореспонденция, която придоби допълнителен обхват, се използват формуляри със специален ъглов печат, изработени както типографски, така и ръчно.
Последващи правителствени реформинеизбежно се отрази върху подобряването на секретарската работа в Русия.
През 1861 г. страната е премахната крепостничество, което допринесе за развитието на капиталистическите отношения. Различни местни власти имаха свои собствени офиси и голям персонал от секретари. Междувременно директорите на най-големите предприятия, банки, фабрики и фабрики също имаха свои секретари и чиновници.
През 1868 г. в Харков за първи път са открити курсове за обучение на професионални секретари. Впоследствие подобни образователни институции са създадени в Москва, Санкт Петербург и други руски градове.
През 1870 г. е създадена система за градско самоуправление (в Русия по това време има над 500 града). На всеки четири години във всеки град се избираше градски съвет, който формираше градското правителство. Думата и съветът се ръководеха от кмета. Градските власти разполагат със собствени административни служби, в които работят десетки секретари, които отговарят за кореспонденцията, систематизирането и съхранението на различни документи.
В началото на 20в. Русия преживява бърз растеж индустриално развитие. Нарасна броят на всички видове дружества, партньорства, клубове, банкови асоциации и фирми. Секретарската работа става все по-разпространена, а значителна част от бизнес кореспонденцията е свързана с изпълнението на финансови, строителни, производствени, селскостопански и други проекти, както и с търговски сделки.
През 1905-1910г Проведена е така наречената реформа на Столипин, в резултат на която повече от два милиона селяни получават поземлени парцели като лична собственост. Като цяло през 1907-1913г. Русия постигна значителен напредък по пътя на социалния и икономически прогрес.
Секретарската работа постепенно достигна ново ниво на развитие. Започна да се използва различни моделипишещи машини, гамата от офис консумативи се разшири. Стенографията стана доста широко разпространена.
След октомврийска революцияПрез 1917 г. в страната фактически започва създаването на нов държавен апарат. Болшевишките власти бяха заинтересовани да гарантират, че офисната работа в новата пролетарска държава е подредена, бърза, ефективна и достъпна за гражданите. Разработен е проект на указ за подобряване на „писането“ и намаляване на кореспонденцията. През 1918 г. е публикувано постановление на Съвета за отбрана на работниците и селяните „За точното и бързо изпълнение на заповедите на централната власт и премахване на канцеларската бюрокрация“. През 1921 г. се провежда Първата общоруска конференция по научна организациятруда и производството, които за първи път поставят задачите за научна организация на управленския труд и работата с документи, както и създаването в страната на органи, координиращи и ръководещи тази работа.
През 1926 г. страната създава Държавен институттехники за контрол. На най-високо държавно ниво бяха обсъдени въпроси за подобряване на управлението, деловодството и архивното дело. Бяха издигнати искания секретарите на висши служители на съветските институции да изпълняват предимно творчески функции, да действат като консултанти на директорите, да следят качеството на подготовката на официалните документи, да помагат на мениджърите при приемането на посетители, а също така постоянно да се самообучават и да се стремят към професионално растеж.
Но по-нататъшното бюрократизиране на административния апарат на всички нива има отрицателно въздействие върху развитието на домашното деловодство.
През 1925 г. секретарите на практика са поставени наравно с машинописците, дребните офис служители и куриерите.
През 1926 г. беше предложено секретарите да се наричат помощник-мениджъри, но нищо не се получи. Малко по-късно, през 1932 г., беше решено секретарските длъжности да се разделят на две групи: по-високи (с по-високи заплати) и по-ниски (с много по-ниски заплати).
По време на Великия Отечествена война(1941-1945 г.), офисната работа се извършва в ограничен мащаб, въпреки че редовното военно деловодство се извършва на фронтовата линия и щаба на армията. В следвоенния период се наблюдава възраждане и усъвършенстване на сферата на деловодството. Бяха приети държавни постановления, регулиращи такива области на работата на апарата като механизация на документационните процеси, въвеждане на постиженията на НЕ, включително в областта на стандартизацията и унификацията.
През юли 1963 г. е прието Постановление на Министерския съвет на СССР N 829 „За мерките за подобряване на архивното дело в СССР“, в съответствие с което „Основни правила за организация на документалната част на деловодството и работата на архивите“ ”, изготвени от Главния архив на СССР, бяха въведени в действие. Поставена е задачата да се разработи Единна държавна система за управление на документите за предприятия, организации и институции.
Две години по-късно, през 1966 г., е създаден Всесъюзният научноизследователски институт по управление на документите и архивното дело (VNIIDAD), една от основните задачи на който е създаването на Единна държавна система за управление на архивите (USSD).
От началото на 70-те години в страната започват да се прилагат единни правила за подготовка и оформяне на документи. През 1975 г. е приет държавен стандарт(GOST) - „Унифицирани системи за документация. Система за организационна и административна документация. Основни положения.“ От 1977 г. в някои специални образователни институциибеше въведен курс по основи на секретарската работа“.
През 1984-1986г беше разработен нова системадокументация за административната дейност, наречена „Единна държавно устройстводокументационна поддръжка на управлението." Въпреки това, поради значителна бюрократизация на всички нива на държавния административен апарат, тази система не успя да реализира своя потенциал на практика.
Разпад съветски съюзв началото на 90-те години на миналия век и формирането на държавата на Руската федерация на нова основа доведе до значителни промени във всички сфери на икономиката, включително в областта на архивното дело и в областта на цялата деловодна работа. Взето е решение за създаване на Държавен архив (ДАРФ). В момента ГАРФ е един от най-големите архиви в страната.
Доскоро нямаше професионален ден за секретарите. Въпреки това, предвид важността на тази професия, тази ситуация беше коригирана през 2005 г. Най-накрая беше установен Денят на секретаря. 2018 ще бъде ново потвърждение за важността на офис служителите.
Как възниква професията секретар?
Името на професията идва от думата „тайна“. В древността всички тайни са били пазени от специални доверени лица, наречени секретари. В началото само мъжете имаха тайни. Те обслужваха кралски особи и високопоставени членове на обществото. Такива хора като правило имаха огромно влияние. Важността на длъжността им се показва от официалните им титли: генерал или държавен секретар.
С изобретяването на първата пишеща машина представители на прекрасната половина на човечеството започнаха да се наемат като секретари. Жените бяха по-добри в писането. Помощник-секретарите бяха особено популярни. В началото на миналия век на тази служба са били почти само жени.
Кога точно тази професия се е появила в света сега е трудно да се определи. Що се отнася до нашата страна, периодът на управлението на първия император на Русия може да се счита за времето, когато е създадена длъжността секретар. Тогава Петър Велики издава указ за намаляване на документацията.
Трябва да се отбележи, че още преди това в руската държава имаше позиция, която предполагаше документални записи. Намеци за секретарска работа се появяват в края на петнадесети век.
По времето на Петър Велики е установен ранг на секретар. Пред тях бяха предявени цял набор от изисквания. От 1840 г. всички големи предприятия в Русия вече имат секретари. След известно време други предприятия ги придобиха.
Първите секретарски курсове се появяват през 1868 г. в Харков. Трябва да се отбележи, че в това отношение Русия беше пионер. В други страни подобни курсове се появиха по-късно.
Освен това се появиха специализирани списания за секретарки. През 1884 г. те вече са 8. В същото време с развитието на индустрията се появиха многобройни курсове за повишаване на квалификацията за секретари.
Зората на секретарската работа настъпва през двадесетте години на миналия век. Заслужава обаче да се отбележи, че този период не продължи дълго. Скоро секретарките бяха приравнени към машинописките и разносвачите. Няколко десетилетия по-късно тази професия изобщо престана да бъде престижна. В края на ХХ век отново се припомни значението на секретарската работа. Вярно е, че новите тенденции идват до голяма степен от Запада.
Коя дата е празникът?
Представители на тази професия от много градове на Руската федерация излязоха с инициативата да създадат ден на професионалния секретар. Ръководството на страната реагира с разбиране на подобна инициатива и беше създаден Денят на секретаря. Като дата за честването му е определен третият петък на септември. Тази година ще бъде 21.09.18г.
Днес такава позиция съществува не само в големите предприятия. Сега секретари се срещат в повечето организации и компании. Много често имиджът на компанията и дори успешното промоциране на пазара зависи от тях. Опитните секретари са дясната ръка на ръководството на всяко предприятие или организация. От тях зависи информацията, която се взема предвид от ръководителите на компании и фирми. Секретарите са длъжни:
- добре дошли гости:
- работа с документация;
- договаряне по телефона;
- осигуряват удобни условия при посрещане на посетители (сервиране на напитки и др.).
Трябва да се отбележи, че в много страни има подобни професионални дни. Например в Америка седем дни са посветени на офис служителите. Обикновено това е последната седмица на април. Денят, посветен на секретарите, се отбелязва в последната сряда на април. Този ден през 1952 г. придобива статут на международен празник.
Същността на работата на секретаря днес
Работата на секретар е доста важна в наше време. През него минават много книжа и документи. Работата често включва компютър. През деня трябва да решите много проблеми. Много често тази работа е невидима, но много необходима.
Професионализмът на секретарката се крие в търпението и умението да намира взаимен езикс всеки посетител. Секретарят е лицето на всяка компания. От неговото поведение зависи първото впечатление, резултатът от преговорите и в крайна сметка успехът на целия екип на организацията или предприятието. Той трябва постоянно да се владее и да може топло да посрещне всеки посетител.
Днес за успешната работа на секретарката обикновената ерудиция не е достатъчна. Секретарят трябва да владее компютърни умения, работа в офис, а понякога и да знае чужди езици. Той също така трябва да бъде общителен и да притежава психологически умения.
Освен това секретарят трябва да разбира подробностите и спецификата на предприятието, да познава основните аспекти на производството и дейността на своята организация.
Задълженията на секретаря включват и осигуряване на канцеларски материали и други материали за срещи, преговори и различни срещи. Често от това зависи дейността на целия офис.
Секретарят трябва да съхранява всички телефонни номера и друга информация за контакт на ръководители и служители на други предприятия и организации.
За да поддържа имиджа на организацията, секретарят трябва да има култура на общуване, да има компетентна реч, бъдете тактични и деликатни.
Всяка година изискванията към офис мениджър непрекъснато нарастват. Днес професионалният секретар често има висше образование.
Предимства и недостатъци на професията
Предимствата да бъдеш секретар включват:
- най-широк кръг от контакти;
- способност за организиране на хора;
- липса на физически труд;
- способността да се комбинират работни задължения с обучение.
Недостатъците на секретарката включват:
- ненормирано работно време;
- необходимостта винаги да сте във форма и да изглеждате страхотно, независимо от настроението или други обстоятелства;
- невъзможност за често боледуване и закъснение.
събития
В Деня на секретаря се чуват поздравления от ръководителите на предприятия и организации към техните помощници. За специални заслуги могат да се дават бонуси, ценни подаръци и други стимули. Повечето мениджъри ценят своите секретари и затова създават най-благоприятните условия за почивка на офис персонала. В тяхна чест често се организират фирмени партита и банкети.
