Нека разберем методологията на GTD: какво представлява и как работи. Техниката Getting Things Done и инструменти за нейното приложение Как да работим с Inbox и да сортираме натрупаните в нея неща

Ключови мисли

• GTD е комплекс, който изисква много персонализиране.
• Въпреки това, много хора намират системата за полезна и много предлагат и своя собствена, преработена версия.
• Дейвид Алън обещава да разшири концепцията за системите в нова книга, като се фокусира върху хармонизирането на работата и живота.

Зад кулисите на GTD: защо хиляди системни фенове търсят повече.

В сайта на книжния гигант Amazon.com същата книга е на първо място в резултатите на заявката „производителност“ (която връща над 170 хил. заглавия) и в резултатите на заявката „управление на времето“ (над 70 хил. заглавия). Книгата се казва Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Авторът е Дейвид Алън, мек супермен от ТМ, маскиран като консултант по управление на Калифорния. Публикувано за първи път през 2001 г., ръководството на Алън от 350 страници генерира безкрайни рецензии, е международен бестселър от седем години и остава на първо място в списъка на The Wall Street Journal за „Двадесетте най-добри бизнес книги днес“.
„Поставяне на нещата в ред“ (или GTD – акроним английско име) не е просто още една книга по теория на бизнес мисленето. Системата за управление на времето на Алън беше адаптирана към изискванията на информационната ера, което привлече вниманието на ИТ работниците и създаде култ към последователи, които прилагат съветите на Алън към целия жизнен процес.

Основният принцип на GTD е прехвърлянето на всички задължения, информация, важни въпроси от главата ви към система, на която имате доверие. Резултатът, обещава Алън, е почти незабавно намаляване на стреса и съответно повишаване на производителността. Защо е това проста системанаправи толкова много шум? Според тълпа от фенове, Алън е давал инструкции на бедните души, затрупани от планини от имейли, борещи се с претоварване с информация, страдащи от стреса от опитите да се справят с непрекъснато нарастващия списък от срокове и задължения.

Феновете на системата са сила, с която трябва да се съобразяваме. Google връща повече от шест милиона съвпадения за заявката „GTD“ и системата е вдъхновила много популярни блогове за личната продуктивност и е породила цяла индустрия от преводачи, гурута и онези, които желаят да я овладеят. Както каза Хари Улф от Wired, „Алън възроди традицията за „самопомощ“ в ерата на информацията.“ Въпреки това, докато някои блогъри ревностно следват GTD до буквата, други са ангажирани в активни онлайн дискусии за това как да модифицират системата GTD, за да отговарят на техните лични нужди.

Това знак ли е, че GTD губи своите потребители или проблемът е, че хората се опитват да използват системата за други цели? "Невъзможно е да се даде универсална рецепта - казва Алън. - Хората трябва да разработят своя собствена система, която да отговаря на техните нужди." Алън вярва, че GTD решава проблема на много заети хора, които не знаят, че трябва да освободят главите си от излишната информация.

GTD: революция отдолу нагоре

За разлика от глобалната корпоративна култура, изцяло повлияна от маркетинговите супер-гурута като Стивън Кови, Том Питърс и Хари Хамел, които се фокусират върху визията, мисиите и целите, системата отдолу нагоре на Алън обещава да намали стреса и да увеличи производителността. Всяка информация, която мозъкът ни се опитва да проследи, налива масло в огъня на стреса. GTD включва събирането и обработката на всяка такава частица, всяко обещание, практически всяка мисъл, съхранява информацията в „картотека“ и след това позволява тя да бъде получена с помощта на набор от редовни прегледи на случаи.

Обработката на информация по начина на Алън не изисква философско душевно търсене в опит да се развие глобална мисия и визия. Няколко контекстуални списъка едно към едно предоставят насоки как да прекарате работния си ден на GTD. Подобно на мнозина в движението за самопомощ, Алън направи кариера чрез превръщането на сложни техники в практически ръководстваза корпоративния свят. Откритието, че работниците могат да изчистят умовете си, като освободят имейла, входящата си кутия и работния плот, беше нещо като прозрение за масите. Многобройните фенове на Алън бяха изненадани от празните пощенски кутии, чистите бюра и способността да се чувстват в контрол над планината от работа, пред която бяха изправени. Скоро обаче започнаха подобрения.
Поддръжниците на GTD откриха недостатъци в системата и Интернет промени работното ни място, внасяйки още повече смут. В допълнение към електронната поща вече имаме Facebook, SMS, бърз канал и голямо количествосредства за комуникация. Решенията не закъсняха и глобалната общност на феновете разработи серия от стъпки, които ще изведат системата до нови граници.

Междувременно Алън е зает с рекламирането на същия GTD, който беше описан през 2001 г. В отговор на критиките, описващи недостатъци в техниката, Алън каза, че GTD не е обвързан с техническото изпълнение. „GTD е вечен, няма значение дали хората прекарват цялото си време на компютър или изобщо нямат компютър. И двата типа хора съществуваха през 2001 г., и двата типа съществуват сега“, каза той. „Бързите интернет канали са просто количествена характеристика, а не качество. GTD е за управление на вашите задължения.
Новата книга на Алън, Making It All Work, издадена в края на 2008 г., обещава да хвърли светлина върху истинските основи на самоуправление: контрол и перспектива. Твърде късно ли е Алън да реши да се обърне към потребителите? Дали учениците са надминали своя гуру?

Наследници на GTD и подобрения на GTD

Последователите на GTD Мерилин Ман, Джина Трапани и Лео Бабаута усъвършенстваха щателната систематизация на Алън в нещо по-техническо, по-интелигентно и по-дзен. Така те привлякоха вниманието на интернет обществеността.

Докато книгата на Алън препоръчва използването на хартия, папки и картотеки, повечето от сайтовете обсъждат използването на софтуер за управление на проекти, текстови файлове, имейл клиенти (като Outlook или Gmail), PDA устройства, хартиени бележници и дори индексни карти. Комиксът на Мерилин Ман „Hipster PDA“ (авторът предлага да се направи „ръчно устройство“ от хартия чрез свързване на купчина картонени карти с кламер) от 2004 г. предизвика луд отзвук и направи блога му „43 Folders“ звезда. Той все още заема почетно място в Топ 100 на Technorati и привлича 8 милиона гледания годишно.

Между другото, Ман беше един от първите привърженици на GTD. Например името „43 папки“ е знак на почит към едноименната подсистема GTD. Той използва 12 месечни и 31 дневни папки, за да категоризира материалните задачи, които трябва да бъдат решени в определен ден. В блога Ман преработва бизнес-ориентираните техники на Алън, за да ги направи полезни за „разработчици, програмисти и други видове маниаци“.

През 2004 г. Ман посочи, че маниаците имат напълно различен работен процес от обикновените потребители на GTD. Например, те са практически неотделими от своите лаптопи и технологията, която ги задвижва.

Да се ​​върнем към 2008 г. Priacta, американска софтуерна компания за управление на времето, публикува списък с повече от 100 GTD програми. Много от тях са безплатни, други струват от $10 до $350.

Базираният в Масачузетс консултант по лична производителност Матю Конъл е един от многото блогъри, които са забелязали, че след като приключите със събирането на данни (фундаментален процес в GTD), вие оставате с обезсърчително голям списък „да направите“ без „как да го направя" съвет. .

Нюйоркският ИТ предприемач Марк Хорст, автор на книгата за лична производителност Bit Literacy, предизвика серия от разгорещени дебати сред гурутата в управлението на времето, след като нарече подхода на Алън „завръщане към ерата преди интернет с нейните блок-схеми“. »

Хорст предлага да управлявате нещата с помощта на „по-интелигентни списъци един към един“, където записите се създават по имейл и списъците с приоритет се генерират автоматично.

На свой ред Хорст беше критикуван от Тим ​​Ферис, автор на бестселъра „4-часовата работна седмица“. „Технологичните съвети в Bit Literacy имат по-малко приложения и по-кратък срок на годност от GTD принципите“, заключи Ферис.
Книгата на Ферис препоръчва възлагане на задачи на нископлатени работници в развиващите се страни, за да печелят повече пари за луксозен живот. Книгата е многократно критикувана за съмнителната си етичност, напълно забравяйки, че дава полезни съветипо управление на времето и управление на информацията.

Въпреки факта, че някои експерти не са съгласни с подходите на системата, GTD остава една от водещите системи за управление на времето. Последовател на GTD и журналист в публикация пазач, Бен Хамърсли стана последовател веднага след като изпробва съвета на Дейвид Алън през 2005 г. Според него Getting Things Done е „толкова близо до култ, колкото може да бъде списъкът със задачи“. Хамърсли добави, че за него лично трудността да овладее системата бледнее в сравнение с това как системата е променила живота му.

GTD системата на Дейвид Алън в действие.

Искате ли да знаете как постоянно да печелите пари онлайн от 500 рубли на ден?
Изтеглете безплатната ми книга
=>>

Днес системата на Дейвид Алън GTD (приведе нещата в ред) е много популярна и доста широко използвана. Вярно, главно в Америка и западните страни. У нас тази система тепърва започва да набира скорост.

Реших да ви запозная с основните моменти и да изкажа моите впечатления. GTD системата на Дейвид Алън е насочена към повишаване на ефективността в бизнеса, както може да се разбере от заглавието на книгата. GTD означава „Getting Things Done“, което означава да доведеш нещата до съвършенство или как да поставиш нещата в ред.

Тази книга ще помогне на заетите хора да се научат как да запомнят текуща информация като дати и часове на събития, приоритетни задачи и т.н. Но не си мислете, че говорим за някакви чудодейни техники за развиване на паметта.

1. Тетрадка;
2. Електронен календар;
3. SMS напомняне;
4. Обадете се и така нататък.

Освобождавайки мозъка си по този начин от ненужна информация, без да го натоварваме с текущи дела, ние освобождаваме място и сила за изпълнение на основната задача. В същото време изобщо не се притесняваме, че може да пропуснем нещо важно или да забравим за дребни неща.

Основен GTD метод

Вече написах няколко статии за управление на времето и програми за проследяване на времето:

Дейвид Алън е разработил 3 модела, предназначени да помогнат за постигането на желания резултат:

контрол

1. Ние събираме информация;
2. Обработваме по важност: първични, второстепенни и т.н.;
3. Ние организираме работата: поставяне на задачи, разработване на проект;
4. Контролираме работата в съответствие с плана;
5. Ние предписваме действия стъпка по стъпка.

Преглед на работата (основен модел)

Нека начертаем пирамида, която ще ни позволи да визуализираме картината на нашия жизнен път:

1. Целта в живота е в основата на пирамидата;
2. Перспективи за развитие за пет години напред;
3. План за първите две години;
4. Специфични отговорности;
5. Проектен план;
6. Планирайте за всеки ден.

Препоръчително е да правите седмичен анализ, който ще ви позволи да приоритизирате задачите си. Ще ви бъде по-лесно да подчертаете важни неща, които не се нуждаят от отлагане и да набележите задачи. Решете какво можете да правите сами и какви задачи е най-добре да делегирате на асистенти или хора на свободна практика.

Планиране

1. Определете целта;
2. Вижте желания резултат;
3. Провеждане на мозъчна атака;
4. Направете план за действие;
5. Определете реда на стъпките.

Без план стъпка по стъпкаи ясна представа за това, което искате да получите в крайна сметка, е невъзможно да постигнете целта за кратко време. Когато човек разбере какво планира, той може да създаде подробен списък със задачи наведнъж и да не го коригира ежедневно. Система за напомняне ще ви помогне да изпълните планираните стъпки.

Системата GTD на Дейвид Алън учи правилната организация на процесите за постигане на цел, въз основа на основното. Когато главата ви работи само върху основния проект, без да се разсейвате от дреболии. А електронните асистенти незабавно ви напомнят за следващата планирана стъпка.

В края на деня анализирането на свършеното отнема само няколко минути. Точно като сутрешната петминутна рутина, която ви помага да зададете приоритети и да определите посоките за деня. Такъв живот ще ви освободи от стреса и преумората.

В същото време ще бъдете по-продуктивни и успешни, постигайки целите си по-бързо и на по-ниска цена.

Основният принцип на GTD системата на Дейвид Алън гласи, че трябва да правите 4 стъпки всеки ден, когато работите с информация:

1. Организиране на събраната информация чрез електронни асистенти, изтриване на изпълнени задачи;
2. Анализ на събраната информация, определяне на приоритети при изпълнение на задачи, отделно посочване на задачите, които възлагаме на асистенти или фрийлансъри;
3. Изготвяне на списъци стъпка по стъпка с действия, задавайки въпроса „Какво точно трябва да се направи?“ за всяко действие. Всяко действие е разделено на поддействия. Например: списъкът съдържа задачата за създаване на видео урок. Задавайки въпроса „Какво трябва да се направи?“, Получаваме допълнителен списък за този елемент: събиране на информация, написване на план на урока, създаване на слайдове, премахване на действия от екрана, озвучаване и т.н.;
4. Изготвяне на отделен списък с идеи, които ви хрумват. Анализ на идеи с помощта на въпроса: „Имам ли нужда от тази цел, идея, задача?“

Организация на документи

50% от успеха в постигането на целта зависи от това как е организирано работното място. Нямам предвид само работния плот физически свят, но и виртуален работен плот на вашето устройство.

В GTD системата на Дейвид Алън, голямо значениеобръща внимание на правилното съхранение на информацията, на принципа на 43 папки. От 43 папки 12 трябва да се използват за дългосрочни планове. Всяка папка отговаря на месец от годината. Когато планирате, въвеждате задачи по месеци, в резултат на което съставяте работен план за следващата година.

След това има планиране за текущия месец; за да правите планове, Дейвид предлага да създадете 31 папки, но мисля, че можете да създадете 31 документа на Word в една папка - текущия месец, според датите на месеца и да въведете задачи там .

В края на деня изпълнените задачи се изтриват, а незавършените се прехвърлят за следващите дни. Това изчиства документа за приемане на задачите за следващия месец.

Този начин на правене на нещата, предложен в книгата на Дейвид Алън, помага за бързото и ефективно решаване на проблемите. В края на краищата, когато знаете какви стъпки трябва да се предприемат и всичко е написано до най-малкия детайл, тогава просто го вземете и го направете, без да се разсейвате, като мислите за процеса.

Алън обаче предупреждава, че не трябва да изпадате в крайности и да прекарвате цялото си време в правене на планове, анализиране на свършената работа, обмисляне на стъпки, идеи и поставяне на цели. Планирането е предназначено да помага, освобождава и не натоварва човек с ненужни действия.

Долен ред

Получих много полезни идеи от книгата GTD на Алън. Тя ми помогна да структурирам информацията, да разтоваря мозъка си от задържането на вниманието, прекарано върху ненужни числа и въпроси. В моята кратка статия споменах само зрънце от ценни идеи.

По темата бих искал да спомена още, че преди да се запозная с книгата на Дейвид Алън, бях на курс по тази тема от Евгений Попов - Майсторът на времето. Той също така стигна до извода, че човек трябва да разтовари мозъка и да използва електронни помощници, като бележника Evernote.

Тази тетрадка е удобна за работа с информация, нейното структуриране, планиране и подреждане на стъпки. Оттогава Evernote е един от моите електронни помощници за обработка на информация.

Друг ефективен метод за управление на времето от Евгений Попов, който аз лично изпитвам, е използването на диспечера на задачите Wunderlist (Wanderlist), който беше закупен от Microsoft и все още не е повреден.)

Отскоро използвам Wonderlist и досега ми харесва. Разделени по месец по година и по ден от седмицата, има и папки Входящи, Някой ден и Циклични задачи.

Колкото по-щателно се извършва предварителната работа, изпълнението на всяка стъпка се разбива на прости, разбираеми действия, толкова по-бързо се изпълняват възложените задачи.

Когато разберете какво ще правите, тогава ще го направите по-добре. Алън обаче подчертава, че времето, отделено за подготовка и планиране на работния процес, не трябва да надвишава разходите за изпълнение на самите задачи.

Препоръчвам ви да прочетете книгата на Дейвид Алън „Getting Things Done“ и не само да я прочетете, но и да приложите тази система на практика. Това ще бъде полезно за тези хора, които искат да постигнат повишена ефективност, да се научат да довеждат нещата до техния логичен завършек и да не губят време.

Как да подредите нещата по метода на Дейвид Алън

Дейвид Алън говори накратко за своята система във форума на Synergy.

Късмет!

P.S.Прилагам екранна снимка на моите приходи в партньорски програми. И ви напомням, че всеки може да печели пари по този начин, дори и начинаещ! Основното нещо е да го направите правилно, което означава да се учите от тези, които вече печелят пари, тоест от професионалисти в интернет бизнеса.

Вземете списък с доказани партньорски програми през 2018 г., които плащат пари!


Изтеглете контролния списък и ценните бонуси безплатно
=>> „Най-добрите партньорски програми за 2018 г.“

Защо е трудно да държиш всичко в главата си?

Нашата краткосрочна памет е подобна на RAM на компютъра – необходима е за работа с текущи задачи, а обемът й е изключително малък. В същото време можем да обработваме средно и да работим добре само с 1–3. В същото време обемът на информацията, бореща се за нашето внимание, непрекъснато расте. Авторът на Getting Things Done, Дейвид Алън, повтаря: „Умът ви е за създаване на идеи, а не за съхранението им.“ И това е една от целите на неговия подход.

Относно вътрешните задължения

Според автора основният източник на стрес и негативни емоции- това са неразрешени или нарушени задължения към себе си или към другите (в оригинала Алън ги нарича отворени цикли). Потискащите мисли са дори по-трудни за понасяне от осъзнаването на обема работа, която трябва да свършим. Можете да научите повече за връзката между когнитивните функции, планирането и незавършените задачи.

„Всеки ангажимент трябва, може да или трябва, който е само в ума, създава ирационален стрес, от който е невъзможно да се отървем, 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата.“

Алън също смята, че за разлика от физическия труд, интелектуалният труд няма ясни граници. И дори не е, че след натоварен ден в офиса продължавате да мислите за работа у дома. За Алън изобщо няма разлика между работа и свободно време. Според неговата логика работа е всичко, към което се стремим да донесем сегашното състояние на нещата. Основното нещо е ясно да се изяснят резултатите и да се определят стъпките за решаването им, преди да се поставят тези цели.

Как да мислим по-ясно

На първо място е важно да се разберат вътрешните задължения. Философията Getting Things Done (GTD) означава, че целият процес на управление на работата се свежда до три прости принципа.

Първо трябва да освободите главата си - съберете всички незавършени мисли и задачи във външна система, на която имате доверие.

След това трябва да ги изясните - да решите какво да правите с тази информация.

Направи го.

Пет стъпки за изясняване на сложни проблеми

1. Колекция

Съберете всички отворени въпроси (както лични, така и професионални), недовършени въпроси (в оригинала обемната и неясна дума stuff, преведена като „недовършена работа“) и друга информация, която просто ви засяга. Изпратете всичко до отдел "Входящи" - надеждно външно хранилище, което може да бъде физическо (преносими компютри, папки) или цифрово (всяко приложение за управление на задачи съдържа папка "Входящи" по подразбиране, например, или - последното е изцяло разработено в на базата на GTD). Добавете към това вашата поща и месинджъри - вашата пощенска кутия по подразбиране.

Като съхранявате информация за незавършени задачи на носител, освобождавате главата си. Основното нещо е да не създавате твърде много списъци и да ги актуализирате и обработвате редовно.

Веднага щом си помислите „трябва“, „трябва“, „трябва“ във връзка с дадена задача, тази задача става незавършена.

2. Обработка

Обикновено информацията идва при нас през целия ден, но е по-удобно някой да я обработва сутрин, да я прегледа вечерта и т.н. Алън обикновено препоръчва разделянето на тези етапи във времето. Самият процес на обработка на информацията се състои от последователни отговори на въпроси.

"Какво е това?" (определяне на типа информация - задачи, бележки или идеи).

„Това изисква ли действие сега?“ Част от информацията изобщо не е предназначена да работи, просто трябва да бъде изхвърлена. Другата част трябва да се постави в системата, за да се освободи съзнанието от нея.

Ако не е необходимо действие и информацията не е необходима, ние просто се отърваваме от нея.

Ако не е необходимо действие, но е необходима информация, тогава го отлагаме и се връщаме по-късно. За да направите това, GTD предлага да създадете папка „Някой ден/може би“, в която да се изпращат всички бъдещи планове – от списъци с книги, филми и туристически дестинации до списък с възможни работни и семейни проекти.

Друг вариант: ние запазваме информацията като справка - за нашите по-нататъшни действия и проекти. За това са подходящи както добре познати опции като Dropbox и Google Drive, така и нови инструменти като Notebook.

Ако е необходимо действие, ключовият въпрос е: „Какво е следващото действие?“ Или го правите веднага, ако отнема не повече от 2 минути (5 или може би 10 - зависи от вас), или го делегирате на по-подходящ човек и го поставяте в списъка с чакащи.

Ако трябва да се възложи действие точната дата, изпратете го във вашия „Календар“ (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook са най-очевидните). Действията без краен срок отиват в списъка „Следващи действия“, който по същество е списък със задачи във вашия диспечер на задачи или бележник.

Какво е следващото действие? Това основен въпросвъв връзка с всяка информация, която сте събрали. Ако отговорите правилно, ще има какво да организирате. „Следващо действие“ е следващото специфично физическо действие, което трябва да се извърши, за да се придвижи към завършване на конкретна задача

3. Организация

Получената обработка води до няколко категории за съхранение, които формират вашата система.

Списъци с активни действия: календар (за действия с точни срокове) и списък със задачи - в диспечера на задачите/бележника.

Списък с проекти - задачи, които изискват повече от едно действие за изпълнение (повечето мениджъри на задачи имат няколко нива на задачи, които включват и нивото на проекта, но прост списък - индекс на проекти - също ще помогне) и справочни материали за тях - във всяко удобно и достъпно хранилище.

Списък с чакащи - за задачи, които изискват вашето внимание, а не участие. Както и да зададете напомняния за задачи, които ще станат актуални в даден момент в бъдеще - функцията за напомняне е налична и в повечето приложения за задачи.

Списък Някой ден/Може би е за задачи, които може да станат подходящи в бъдеще: по същество списък на всичко, което бихте искали да направите, но не правите в момента.

4. Преглед

След събиране, обработка и организиране имате готови алгоритми за действия в ръцете си за области, които са от значение за вас. За да се поддържа системата актуална, тя трябва да се преглежда от време на време - предимно „Календар“ и „Списък със задачи“, както и „Списък с проекти“, „Списък на чакащи“ и „Списък със задачи“. Преглеждането на всички ваши планове и списъци всяка седмица ще ви даде усещане за последователност и яснота на ума, така че да не пропуснете нищо и да се съсредоточите върху това, което е важно.

5. Изпълнение

Когато управлявате работен процес, е важно правилно да приоритизирате задачите. За да разберете какво да правите и кога да го правите, Алън препоръчва да следвате три поведения.

Задайте определени критерии на задачите: контекст (например по местоположение: дом, офис, магазин; или естеството на работата: разговори, срещи - и т.н.); свободно време; налична енергия; вашите лични приоритети.

Понятието „работа“ обикновено означава едно от трите неща: правите това, което планирате да правите, или планирате работата, или изпълнявате задачи, докато се случват. Ако откриете, че сте блокирани в даден момент, опитайте се да прецените какво точно правите в момента, което си струва да направите.

Струва си да започнете работа отдолу нагоре, преминавайки от по-ниски цели към по-високи. Първо се погрижете за текущите дела, а след това - за области на отговорност и внимание (семейство, работа, здраве, приятели). Сега можете да правите планове за 1-3 години напред, а след това - за бъдещето за 5 или повече години. Последният етап е да оцените вашата мисия и принципи. Така стъпка по стъпка ще ви е по-лесно да изясните всичките си дела.

GTD системата на Дейвид Алън е позната на много фенове на методите за повишаване на личната продуктивност. Аз самият започнах да го прилагам в живота си и вече получавам положителни резултати, така че днес ще се съсредоточа върху тази тема. Статията ще говори за основните точки на GTD, чието използване на практика със сигурност може да повиши личната ефективност по всеки въпрос, както у дома, така и в областта на професионалната дейност.

GTD система: довеждане на нещата до завършване

Книгата на Дейвид Алън Getting Things Done, или накратко GTD, се превежда на руски като „Довеждане на нещата до завършване“. Именно това е същността на този метод за повишаване на ефективността: използването му ви позволява ефективно да организирате работните процеси за преглед на всички задачи като цяло и установява контрол върху тях.

• За какво?Освобождаването на ресурсите на съзнанието от запомняне на общи цели, задачи и срокове ви позволява напълно да се концентрирате върху текущата задача и да я изпълнявате възможно най-ефективно;
• как?Просто използване на основните принципи на практика, които ще разкрия по-долу, и поверяване на напомняния за текущи цели и задачи на различни външни медии (дневници, органайзери, приложения на мобилни джаджи и др.).

Как работи GTD

GTD системата се основава на три логически структури:

1. Шестстепенен модел за преглед на работата;
2. Модел за управление на информационните процеси;
3. Естествен метод на планиране.

Шестстепенен GTD модел за преглед на работата, което представлява логическа верига от поставянето на глобална цел до ежедневните дейности и дава ясна представа къде се намираме спрямо тази основна цел. Препоръчително е да анализирате такава йерархична пирамида на седмична база, което ви позволява да определяте приоритети, ефективно да използвате наличната информация, да идентифицирате подходящи задачи и да ги изпълнявате самостоятелно или като ги делегирате на други. Този процес се подпомага чрез създаване на подходящи списъци със задачи.

1. Основна (мащабна, жизнена) цел;
2. Перспектива за няколко години напред (най-често от 3 до 5 години);
3. Планове за следващите години;
4. Обхват на задълженията;
5. Проекти (планирани и в процес на изпълнение);
6. Конкретни, ежедневни задачи.

GTD модел за управление на информационния процес, т.е. всички действия за записване и управление на оперативна информация.

1. Записване, събиране на входяща информация;
2. Обработка на получената информация в контекста на нейната важност, уместност и приложимост;
3. Организация на работните процеси по проекти и задачи;
4. Фиксиране и контрол на планираното;
5. Конкретни действия.

Естествено GTD методпланиране, което ви позволява да изпълнявате планове ефективно и бързо, като използвате система от външни напомняния. Този модел ви позволява да изхвърлите ненужната информация от главата си и да се съсредоточите върху необходимите действия, а ролята на организатор е делегирана на електронни календари, традиционни дневници и ежедневни списъци със задачи. Мога да кажа от гледна точка на моя опит, че остава само да изпълните планираното, което се улеснява от реален поглед върху ежедневната ви продуктивност и отказ да планирате прекалено много неща, както и разпределяне на планирано време за непредвидени обстоятелства! Няколко минути сутрин и вечер ще ви помогнат да организирате един наистина продуктивен живот.

1. Определение и ;
2. Определяне на постигнати и планирани резултати;
3. Мозъчна атака;
4. Организиране на планирани действия;
5. Определяне на следващите стъпки и действия в контекста на съществуващите цели и планове.

GTD системата на Дейвид Алън: Ключови принципи

1. 1. Събиране на информацияв нашето време на технологии и джаджи най-често се произвежда на електронни носители (електронни пощенски кутии, мобилни джаджи, лаптопи, компютри), въпреки че някои използват обикновени хартиени дневници и организатори;
   2. Обработка на даннив системата на Дейвид Алън следва определен модел. Задава се въпросът: какво може да се направи по въпроса? Ако отговорът е „нищо“, тогава информацията се изтрива или архивира до по-добри времена. Можете да ги поставите в списък „за правене някой ден“ или подобен. Ако отговорът на въпрос може да бъде представен като „ това може/трябва да се направи“, тогава се задава друг въпрос: с Колко време ще отнеме?Ако е за няколко минути, го правим веднага; ако е повече, тогава го планираме, приоритизирайки го по важност и спешност. Ако това е глобална тема, тогава я свързваме с дефинирането на многостепенни задачи по конкретна тема;
   3. Организация на делатав gtd системата се осъществява чрез списъци. Първо, това списъци със задачис определяне на приоритети и срокове за тяхното изпълнение. Второ, това списъци с проектиразбит на конкретни стъпки, които са възможни след прост въпрос: какво трябва да направя за това? Пример:Имам задача да напиша историческа книга, базирана на битката при Грюнвалд през 1410 г. Въпросът е зададен какво трябва да се направида го напиша? Възможни отговори: събиране исторически материалипо тази тема, създаване на сюжет, оформяне на план за глави, писане на чернова, коригиране на текста, проверка на правопис и пунктуация, подготовка на илюстрации. След това, за първата точка, поставяме подобен отговор: какво трябва да направяда събере материал по темата? Възможен отговор: намерете информация в библиотеката, в интернет сайтове, в статии в списания на историческа тема. Отговаряме на този въпрос и по всички останали точки. Планирайки стъпки по този начин, дори и при многостепенно планиране, е трудно да пропуснете нещо, което означава, че задачата става разрешима. На трето място, това е с списък с отложени задачи. Те трябва постоянно да бъдат анализирани за уместност и важност. Отложените задачи могат да бъдат преместени в текущите списъци със задачи или изтрити, ако вече не са подходящи. Списъци с идеи и възможни неща за правенев секцията Ще го направя някой ден, също трябва да го гледам периодично. IN в такъв случайвъпросът помага: Наистина ли имам нужда от това? Различните планери са много полезни за организиране на такава работа с информация. Някои хора използват хартиени дневници, докато други използват електронни органайзери, а правилното организиране на проектната документация с помощта на папки е от голямо значение. Отново, някои хора предпочитат хартиени папки (пластмасови), а някои използват електронни папки на електронен носител, като ги сортират по азбучен ред или по дата. Авторът на GTD системата, Дейвид Алън, учи как да организирате документацията според принципа на 43 папки, преименувах ги " 43 листа": 12 листа се използват за дългосрочно планиране за всеки месец, а 31 листа се използват за дневно планиране.След изтичане на деня всички случаи се анализират. Неизпълнените се пренасят в следващите дни, а листът за планиране за този изминал ден се изтрива. В края се поставя празен лист хартия. Тоест за всеки ден имаме 31 листа;
   4. Записване на цялата информация.Дейвид Алън препоръчва ежедневно да преглеждате изпълнените си задачи, за да коригирате плановете си. Без тази точка съставянето на списъци и по-нататъшните действия по планиране е неефективно, тъй като непредвидени обстоятелства или банално отлагане за по-късно могат значително да изкривят или напълно да нарушат системата за планиране и следователно да бъдат отложени;
   5. Действия за изпълнение на възложени задачи. Когато всичко е взето предвид и подготвено, остава само да се действа. Трябва да изберете конкретна задача и да разгледате възможните неща, които да направите, за да я изпълните, и след това просто действайте!

Един от моите приятели използва тази система в живота си и харесва резултатите. Вярно ли е. Самият той признава, че понякога желанието да си поставя много задачи на ден му пречи. Такъв максимализъм води до факта, че изобщо нищо не се прави, ако първите планирани действия по някаква причина не успеят. Съвет: когато планирате, знайте кога да спрете! Тогава всичко ще се получи и хората около вас ще бъдат изненадани от повишената ви лична ефективност.

Ще бъда благодарен за повторно публикуване на статията в социалните мрежи!

„Чудили ли сте се някога къде отидоха последните 5 години?“
Виктор Пелевин

Много често в живота на всеки човек идват такива моменти, когато е просто невъзможно да се справи с обема на натрупаните дела. И работи в този моментработейки върху изпълнението на следващата си задача, цяла поредица от нерешени проблеми непрекъснато се върти в главата му. Постоянното мислене, че нямате време да свършите нещо важно, ви пречи да се концентрирате върху задачата. И когато броят на нерешените случаи започне да расте като снежна топка, това вече придобива размерите на катастрофа.

Но всъщност проблемът не е толкова сложен, колкото може да изглежда на пръв поглед.

Как да подредим нещата. Основи на управлението на времето

За решаването на такива проблеми съществува метод за рационална организация на времето или с други думи управление на времето. Време в модерен святе дори по-ценно от парите, тъй като, за разлика от парите, времето не може да бъде върнато или натрупано. Уменията за управление на работното време ще помогнат на човек да постигне целите и задачите си много по-бързо и в същото време да намери достатъчно свободни минути за общуване с приятели и духовното си развитие.

Методът GTD, който представлява една от областите в управлението на времето, ще ви помогне да разберете това.

Getting Things Done, GTD (преведено от английски като „довеждане на нещата до завършване“, но по-често неправилно – „как да подредя нещата“) е техника за повишаване на личната ефективност, създадена от Дейвид Алън и описана от него в книгата на едноименен, чието първо издание е публикувано през 2001 г. и е преведено на 23 езика.

Класическият модел на управление на времето има определени строги граници, предполага ясно планиране на вашите дела, препоръчва изчисляване на стъпките и определяне на приоритети. Нов метод, предложен от експерта Дейвид Алън, помага управлявайте времетоТой е много по-гъвкав и можете да избирате неща по свое усмотрение, вместо да сте обвързани със строг дневен график, което прави задачата много по-лесна и ви придвижва по-бързо в постигането на целите ви. Този метод може да бъде подходящ не само големи бизнесменитези, които се грижат за най-бързото изпълнение на плановете си, но и обикновените домакини, които планират времето за домакинство.

Тази система се основава на предположението на Дейвид Алън за необходимостта от свободно мислене. С други думи, трябва да освободите ума си от всички странични мисли, които се въртят в главата ви. И тогава текущата работа ще бъде завършена много по-бързо и по-ефективно. На този резултат GTD системадава ясни инструкции, следвайки които можете не само да идентифицирате проблема, но и бързо да го разрешите. По правило хората прекарват много време в безсмислени разсъждения, което забавя процеса на изпълнение на възложените задачи. При стриктно спазване на препоръките, предложени от метода, вашето съзнание винаги ще остане чисто, а работата ви ще бъде 100% ефективна.

Правим списък със задачи, задачи, проблеми

Първото нещо, което трябва да направите, според автора на идеята, е да прехвърлите всичките си грижи и мисли, които ви занимават в момента, върху хартия. Запишете всичко, което се върти в главата ви в момента - всички големи неща, малки неща, важни и не толкова важни, като цяло всичко. Освободете съзнанието си за изпълнение на поставената задача в момента. Записите могат да се правят в хаотичен ред, просто записвайки всичко, което ви хрумне. Не е необходимо незабавно да се класифицират нещата по степен на важност. Ако пропуснете или не добавите нещо към списъка, то постоянно ще се върти в главата ви, затруднявайки концентрацията.

Но сега списъкът със задачи е съставен, какво да правим с този списък?

Задаване на правилните въпроси

Втората стъпка е да анализирате списъка, който сте написали.

Нека мислено зададем въпрос на всеки елемент от списъка: "Какво е това?".
Този въпрос ви позволява да класифицирате случаите според тяхната важност.

Вторият въпрос е: „Това изисква ли действие?“

Ако отговорът е отрицателен, трябва да се извършат следните действия:
- отложете решението до по-добри времена;
- Засега забравете за въпроса, който не заслужава вашето внимание;
— поставете го в архива за известно време.

Ако отговорът на въпроса е положителен, е необходимо да се премине директно към изпълнението и да се очертае практическо решение на проблема. Проучете проблема, ако трябва да отделите известно време за неговото изпълнение, тогава той автоматично се превръща в проект. Този запис може да бъде направен на отделен лист. И ако при разглеждането на текущ въпрос веднага се появи начин за решаването му, тогава има смисъл да направите този въпрос веднага, за да не натрупате куп нерешени проблеми.

Когато една стъпка не е достатъчна, за да постигнете целта си, възникват няколко възможности за излизане от настоящата ситуация:

- запишете въпроса в дневника преди крайния му срок,
— поставете го в списъка си с важни задачи, за да можете да го завършите в удобно за вас време.

Чрез последователно преминаване през всички стъпки, предложени от тази теория, можете да се научите да определяте правилно приоритетите и да изградите ясна ценностна система. Освен това можете да направите всичко това сами, дори без да имате специален талант. И въпросът " Как да оправите работите си"вече няма да стои пред вас.